Máster Universitario en Dirección de Procesos Estratégicos

Máster Universitario en BPM para la Transformación Digital

domingo, 19 de mayo de 2024

#GuruBIO: Edward de Bono: ¿Cómo aplicar su Teoría de los 6 Sombreros en la mejora de procesos?

 


La técnica de los "6 sombreros para pensar" de Edward de Bono es una herramienta de pensamiento que puede ser muy útil para Business Process Management (BPM) y la mejora continua de los procesos en una organización. Esta técnica ayuda a analizar problemas y tomar decisiones desde diferentes perspectivas, lo que puede facilitar la madurez en la orientación por procesos y el cumplimiento de los objetivos estratégicos corporativos. 

A continuación se aplica cada uno de los 6 sombreros a BPM aplicado a un ejemplo. Imaginemos para el ejemplo que se considera un objetivo estratégico corporativo de mejorar la eficiencia operativa en un 20% dentro de los próximos 12 meses:

1. Sombrero Blanco (Hechos y datos): 

Qué: Recopilar y analizar datos sobre los procesos actuales de la organización. 
Cómo: Realizar auditorías de procesos, utilizar herramientas de análisis de datos y KPI (Key Performance Indicators) para medir el rendimiento de los procesos. 
Por qué: Obtener una visión objetiva de la situación actual, identificar ineficiencias y oportunidades de mejora basadas en hechos concretos. 
Ejemplo: 
* Análisis de datos: Identificar los procesos con mayores retrasos o ineficiencias. 
* KPIs: Definir KPIs clave para medir la eficiencia operativa, como el tiempo de ciclo y la tasa de error. 

2.Sombrero Rojo (Emociones e intuición): 

Qué: Considerar las emociones, intuiciones y percepciones de los empleados respecto a los procesos actuales. 
Cómo: Realizar encuestas de satisfacción, focus groups y entrevistas con los empleados para captar sus sentimientos y percepciones. 
Por qué: Entender cómo se sienten los empleados respecto a los procesos puede revelar problemas ocultos y generar ideas de mejora que no se basan solo en datos duros. 
Ejemplo: 
*  Encuestas de satisfacción: Preguntar a los empleados cómo se sienten respecto a los procesos actuales y qué cambios creen que serían beneficiosos. 
* Intuiciones: Tomar en cuenta las intuiciones de los líderes de equipo sobre posibles áreas de mejora. 

3. Sombrero Negro (Crítica y cautela): 

Qué: Identificar posibles riesgos y problemas asociados con los procesos actuales y con las propuestas de mejora. 
Cómo: Realizar un análisis DAFO (Debilidades y Amenazas, Fortalezas, Oportunidades), evaluar riesgos potenciales y considerar las peores situaciones posibles. 
Por qué: Prever problemas y planificar mitigaciones para evitar que las mejoras propuestas causen efectos adversos. 
Ejemplo: 
* Análisis de riesgos: Evaluar los riesgos de implementar cambios en los procesos, como la resistencia al cambio o interrupciones operativas. 
* Plan de mitigación: Desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos. 

4. Sombrero Amarillo (Optimismo y beneficios): 

Qué: Enfocarse en los beneficios y las oportunidades que pueden surgir de la mejora de los procesos.
Cómo: Identificar y evaluar los beneficios potenciales de cada propuesta de mejora, como la reducción de costos, aumento de la eficiencia y mejora de la calidad. 
Por qué: Mantener una perspectiva positiva y motivadora que facilite la aceptación y el impulso de las mejoras en toda la organización. 
Ejemplo: 
* Beneficios esperados: Identificar los beneficios de las mejoras propuestas, como la reducción de costos operativos y el aumento de la productividad. 
* Motivación: Comunicar estos beneficios para motivar a los empleados y obtener su apoyo. 

5. Sombrero Verde (Creatividad y nuevas ideas): 

Qué: Generar ideas innovadoras y soluciones creativas para la mejora de los procesos. 
Cómo: Organizar sesiones de brainstorming, aplicar técnicas de pensamiento lateral y fomentar un ambiente de creatividad. 
Por qué: Las soluciones innovadoras pueden llevar a mejoras significativas y a la creación de procesos más eficientes y efectivos. 
Ejemplo: 
* Sesiones de brainstorming: Reunir a equipos multifuncionales para generar ideas innovadoras sobre cómo mejorar los procesos. 
* Pensamiento lateral: Fomentar la exploración de soluciones no convencionales. 

6. Sombrero Azul (Control y organización): 

Qué: Dirigir y coordinar el proceso de mejora continua, asegurando que todas las perspectivas se consideren y que se sigan los pasos adecuados. 
Cómo: Establecer un plan de acción claro, asignar responsabilidades, definir plazos y asegurar la comunicación efectiva entre todos los involucrados. 
Por qué: Garantizar que el proceso de mejora se ejecute de manera ordenada y que se alcancen los objetivos estratégicos de la organización. 
Ejemplo: 
* Planificación: Crear un plan de acción detallado con plazos y responsables. 
* Monitoreo: Establecer mecanismos de monitoreo y control para seguir el progreso de las mejoras y hacer ajustes según sea necesario.


Aplicar los 6 sombreros de Edward de Bono a BPM facilita una visión completa y equilibrada del proceso de mejora continua, ayudando a la organización a madurar en su orientación por procesos y a cumplir con sus objetivos estratégicos de manera más efectiva.




CITA 

“La creatividad implica romper con los patrones establecidos para mirar las cosas de una manera diferente.” 


Aplicar la cita con la técnica de los 6 sombreros en el contexto de la mejora de un proceso o su reingeniería implica analizar el proceso desde diferentes perspectivas para innovar y optimizarlo. Aquí se explica cómo se puede hacer considerando a siguiente situación ejemplo: una empresa de manufactura desea mejorar su proceso de producción para reducir costos y aumentar la eficiencia.

1. Sombrero Blanco (Hechos y datos): 

Qué: Reunir y analizar todos los datos y hechos relacionados con el proceso de producción actual. Cómo: Evaluar los tiempos de producción, costos, tasas de defectos y otros KPI relevantes. Recopilar información sobre las mejores prácticas en la industria. 
Por qué: Obtener una visión objetiva de dónde se encuentran las ineficiencias y los cuellos de botella.
Ejemplo Aplicado: Datos indican que el tiempo de inactividad de las máquinas es un X% mayor que el promedio de la industria. Identificar los pasos del proceso que consumen más tiempo y recursos.

2. Sombrero Rojo (Emociones e intuición): 

Qué: Considerar las emociones e intuiciones de los empleados que participan en el proceso. 
Cómo: Realizar entrevistas y encuestas para captar cómo se sienten los empleados respecto al proceso actual. Considerar intuiciones sobre posibles mejoras. 
Por qué: Entender las motivaciones y preocupaciones puede revelar problemas ocultos y generar ideas valiosas.
Ejemplo Aplicado: Los empleados sienten frustración debido a frecuentes fallos en el equipo, lo que sugiere la necesidad de mejoras en el mantenimiento. 

3. Sombrero Negro (Crítica y cautela): 

Qué: Evaluar los posibles riesgos y problemas asociados con la reingeniería del proceso. 
Cómo: Identificar los riesgos potenciales de implementar cambios, como interrupciones en la producción. Considerar las peores situaciones posibles y sus consecuencias. 
Por qué: Anticipar problemas y planificar mitigaciones para evitar impactos negativos.
Ejemplo Aplicado: Riesgo de que la nueva maquinaria no se integre bien con el software existente. Planificación de contingencias para posibles interrupciones durante la implementación de mejoras. 

4. Sombrero Amarillo (Optimismo y beneficios): 

Qué: Enfocarse en los beneficios y las oportunidades que puede traer la mejora del proceso. 
Cómo: Identificar y evaluar los beneficios potenciales, como la reducción de costos y el aumento de la productividad. 
Por qué: Mantener una perspectiva positiva que motive y justifique la implementación de cambios.
Ejemplo Aplicado: Mejora de un Y% en la eficiencia de la producción esperada al actualizar el equipo. Reducción significativa de los costos operativos debido a menores tiempos de inactividad. 

5. Sombrero Verde (Creatividad y nuevas ideas): 

Qué: Generar ideas innovadoras y enfoques creativos para la mejora del proceso. 
Cómo: Organizar sesiones de brainstorming con equipos multifuncionales. Utilizar técnicas de pensamiento lateral para explorar soluciones no convencionales. 
Por qué: Desarrollar soluciones innovadoras que puedan ofrecer mejoras significativas y diferenciación.
Ejemplo Aplicado: Propuesta de implementar un sistema de mantenimiento predictivo basado en IoT para reducir fallos. Experimentar con métodos de producción just-in-time para minimizar inventarios y reducir costos. 

6. Sombrero Azul (Control y organización): 

Qué: Planificar y coordinar el proceso de reingeniería de manera efectiva. 
Cómo: Establecer un plan de acción detallado con cronogramas, responsables y recursos necesarios. Asegurar la comunicación efectiva entre todos los involucrados. 
Por qué: Garantizar que el proceso de mejora se ejecute de manera organizada y que se alcancen los objetivos estratégicos. 
Ejemplo Aplicado: Crear un equipo de proyecto para supervisar la reingeniería del proceso. Definir hitos clave y realizar reuniones de seguimiento regulares para monitorear el progreso. 

Resumen Aplicando la frase "La creatividad implica romper con los patrones establecidos para mirar las cosas de una manera diferente." con los 6 sombreros de Edward de Bono, se puede abordar la mejora de un proceso o su reingeniería de manera completa y equilibrada: 

Sombrero Blanco: Analizar datos y hechos para entender objetivamente el proceso actual. 
Sombrero Rojo: Considerar emociones e intuiciones para captar percepciones y sentimientos. 
Sombrero Negro: Evaluar riesgos y problemas potenciales para anticipar desafíos. 
Sombrero Amarillo: Enfocar en beneficios y oportunidades para motivar cambios. 
Sombrero Verde: Generar ideas creativas e innovadoras para desarrollar soluciones únicas. 
Sombrero Azul: Planificar y coordinar el proceso de manera efectiva para asegurar el éxito de la mejora. 

Esta metodología permite abordar la mejora del proceso de manera estructurada, considerando   las 6 perspectivas y asegurando que las soluciones propuestas sean viables, beneficiosas y bien implementadas.

sábado, 18 de mayo de 2024

Diferencias y Similitudes entre Proyecto y Procesos, y cómo aplicar BPM a un Proyecto como Proceso.

En el ámbito de la gestión empresarial y organizacional, es crucial comprender la distinción entre proyectos y procesos, ya que ambos conceptos juegan roles vitales pero distintos en la operativa y el desarrollo estratégico de una organización. A continuación, voy a detallar las definiciones, diferencias y similitudes entre proyectos y procesos. También, hay que considerar que en la disciplina de Business Process Management (Gestión Por Procesos - BPM), además de procesos, habrá diferentes tipos de proyectos que buscan el incremento de madurez en la orientación de procesos de la organización y todos los proyectos de innovación de procesos que buscan la mejora continua de los procesos (proyectos innovación incremental o proyectos de innovación disruptiva - reingeniería de procesos).

Definición de Proyecto

La norma ISO 21500:2012, "Orientación sobre la gestión de proyectos", define un proyecto como:

"Proyecto: Conjunto único de procesos, que consta de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos."

En esta definición, se destacan varios puntos clave:

  • Unicidad: Cada proyecto es único y tiene un objetivo específico.
  • Temporalidad: Los proyectos tienen un inicio y fin definidos.
  • Procesos y actividades: Consiste en un conjunto de procesos y actividades coordinadas y controladas.
  • Restricciones: Operan bajo limitaciones de tiempo, costo y recursos.

Un proyecto, por tanto, es una iniciativa temporal con un inicio y fin definidos, destinada a producir un resultado único, como un producto, servicio o resultado específico. Los proyectos son caracterizados por tener objetivos claramente establecidos, un alcance definido y restricciones en cuanto a tiempo, costo y recursos. La gestión de proyectos involucra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Definición de Proceso

La ISO 9000:2015, "Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario", define un proceso como:

"Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados."

Esta definición resalta los siguientes aspectos:

  • Conjunto de actividades: Los procesos son compuestos por actividades interrelacionadas o que interactúan entre sí.
  • Transformación: Su propósito es transformar entradas (inputs) en salidas (outputs).
  • Mutualidad e interacción: Las actividades dentro de un proceso están mutuamente relacionadas o interactúan.

Un proceso, por tanto, es una serie de actividades o tareas continuas y recurrentes que se llevan a cabo de manera sistemática para producir un resultado repetitivo. Los procesos están diseñados para ser constantes y optimizados a lo largo del tiempo, buscando eficiencia y consistencia en la producción de productos o servicios. La gestión de procesos implica el diseño, monitoreo, y mejora continua de las actividades involucradas.

Diferencias entre Proyecto y Proceso


Las diferencias entre proyectos y procesos son significativas y afectan la manera en que se gestionan, controlan y optimizan dentro de una organización. Mientras que los proyectos son temporales, únicos y adaptativos, los procesos son continuos, repetitivos y estandarizados. Comprender estas diferencias es crucial para aplicar las estrategias de gestión adecuadas y asegurar el éxito tanto en la ejecución de proyectos específicos como en la operación eficiente de procesos continuos.




Temporalidad y Objetivo: Los proyectos son de naturaleza temporal y buscan producir un resultado único, como la construcción de un edificio o el desarrollo de un nuevo software. Por el contrario, los procesos son continuos y están diseñados para producir resultados repetitivos, como el ciclo de ventas en una empresa o el proceso de manufactura en una fábrica.

Flexibilidad y Gestión de Cambios: Los proyectos tienen una alta flexibilidad y pueden adaptarse a cambios en objetivos y alcance durante su ciclo de vida. En cambio, los procesos son más rígidos, enfocados en la estandarización y consistencia, y los cambios se gestionan a través de la mejora continua y la optimización.

Planificación y Recursos: Tanto proyectos como procesos requieren una planificación detallada para definir actividades, recursos y tiempos. Ambos también utilizan recursos humanos, financieros y materiales para cumplir sus objetivos. La gestión adecuada es esencial en ambos casos para supervisar y dirigir las actividades, asegurando el cumplimiento de los objetivos.

Medición de Resultados y Documentación: La medición del desempeño y resultados es crucial tanto para proyectos como para procesos. Se debe llevar una documentación detallada de las actividades, recursos y resultados, que sirve tanto para el seguimiento y control como para la mejora continua y el aprendizaje organizacional.

Divisibilidad: Los proyectos están organizados en fases, etapas o hitos específicos que se completan secuencialmente, permitiendo la evaluación y revisión en cada punto. Los procesos, por otro lado, están divididos en tareas recurrentes que se repiten continuamente como parte del ciclo de operación normal.

Duración: La duración de un proyecto es finita y está claramente definida, con fechas de inicio y finalización. En contraste, los procesos son continuos y no tienen una duración predefinida, operando de manera indefinida para producir resultados constantes.

Personal Humano que Participa: En los proyectos, el equipo puede cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y generalmente se compone de personas con habilidades específicas necesarias para diferentes fases del proyecto. En los procesos, el equipo suele ser estable y tiene roles definidos de manera continua para mantener la consistencia y eficiencia.

Riesgos: Los proyectos conllevan mayores riesgos debido a su naturaleza única y los factores desconocidos que pueden surgir. Los procesos, siendo rutinarios y bien establecidos, tienden a tener menores riesgos, ya que las actividades son repetitivas y bien entendidas.

Cumplimiento Normativo: Los proyectos pueden tener requisitos normativos específicos dependiendo del objetivo del proyecto, como la construcción de un edificio que debe cumplir con códigos de construcción específicos. Los procesos requieren un cumplimiento normativo continuo para asegurar que las operaciones diarias se ajusten a las normativas aplicables.

Trazabilidad: En los proyectos, se lleva una documentación detallada de todas las fases y actividades para asegurar la trazabilidad y permitir revisiones posteriores. En los procesos, la trazabilidad es continua, con un seguimiento constante de todas las actividades y resultados para asegurar la consistencia y calidad.

Control: El control en los proyectos es intensivo y adaptativo, requiriendo ajustes frecuentes a medida que se desarrollan las fases del proyecto. Los procesos tienen un control constante y estandarizado, enfocándose en mantener la eficiencia y calidad a través de prácticas establecidas y mejoras continuas.


Similitudes entre Proyecto y Proceso





Aplicación de BPM a un Proyecto como Proceso

Aunque un proyecto es tradicionalmente considerado una iniciativa temporal y única, se puede abordar como un proceso al cual se le aplican los principios de BPM para mejorar su gestión. Aquí se describe cómo un proyecto puede ser tratado como un proceso mediante la aplicación de BPM:

  1. Modelado y Estandarización:

    • Definición del Proceso del Proyecto: Trata el proyecto como un proceso estándar que se puede modelar y documentar. Incluye todas las fases del proyecto desde la iniciación hasta el cierre.
    • Descomposición en Subprocesos: Divide el proyecto en subprocesos manejables, como planificación, ejecución, monitoreo y cierre.
  2. Automatización y Eficiencia:

    • Automatización de Tareas Repetitivas: Identifica y automatiza tareas repetitivas dentro del proyecto, como informes de estado, aprobación de hitos y gestión de cambios.
    • Optimización de Recursos: Utiliza herramientas BPM para optimizar la asignación y utilización de recursos durante el proyecto.
  3. Monitoreo Continuo:

    • Seguimiento en Tiempo Real: Implementa herramientas de seguimiento en tiempo real para monitorizar el progreso y desempeño del proyecto.
    • Alertas y Notificaciones Proactivas: Configura alertas y notificaciones para posibles desviaciones del plan y riesgos emergentes.
  4. Mejora Continua y Aprendizaje:

    • Ciclo de Retroalimentación: Establece un ciclo de retroalimentación continua para ajustar y mejorar las actividades del proyecto en curso.
    • Implementación de Lecciones Aprendidas: Utiliza las lecciones aprendidas de proyectos anteriores para mejorar la gestión de futuros proyectos.

Ejemplo Práctico

Supongamos que una empresa de desarrollo de software está gestionando un proyecto para crear una nueva aplicación móvil. Aplicando BPM, el proyecto se gestiona como sigue:

  1. Modelado: El proyecto se modela en un software BPM, dividiéndolo en subprocesos como investigación de mercado, diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento.
  2. Automatización: Se automatizan tareas como la asignación de desarrolladores a módulos específicos, generación de informes de progreso y aprobación de cambios en el diseño.
  3. Monitoreo: Un panel de control muestra el progreso de cada subproceso en tiempo real, identificando rápidamente cualquier retraso o desviación.
  4. Mejora Continua: Al finalizar el proyecto, se realiza una revisión para identificar mejoras. Estas lecciones se documentan y se aplican a futuros proyectos.


BPM ofrece una estructura robusta para gestionar tanto proyectos como procesos dentro de una organización. Al tratar los proyectos como procesos, se pueden aplicar los principios de BPM para mejorar la eficiencia, reducir riesgos y asegurar una entrega de alta calidad. Esta metodología no solo optimiza la gestión de proyectos individuales, sino que también contribuye al desarrollo continuo y sostenible de las capacidades organizacionales.