Diferencias entre BPM y los sistemas ERP/CRM con workflow embebido

Muchas empresas piensan que automatizan sus procesos empresariales por el hecho de implantar un sistema ERP o sus procesos comerciales y de marketing con sistemas CRM o sus procesos de la cadena de suministro con sistemas SCM. Pero no es así, porque estos sistemas buscan la integración de datos de diferentes operaciones de la empresa en una sola base de datos y no se centran en la optimización de los procesos transversales de la organización alineados con los objetivos estratégicos, ni en la coordinación de personas, sistemas y procesos, como sí lo hace la disciplina de gestión BPM apoyada con las tecnologías BPM. Cada vez más, los fabricantes de sistemas ERP o CRM buscan añadir funcionalidad y trazabilidad incorporando sistemas de workflow embebidos con el foco de coordinar tareas asociadas con la funcionalidad dependiente del aplicativo vertical (ERP, CRM, SCM…) ¿Son dos alternativas con el mismo alcance? Mi respuesta es NO. Veamos las diferencias principales:

Análisis	ERP/CRM con Workflow Embebido	BPM (Business Process Management)
Enfoque	Orientación funcional y transaccional	Orientación por Procesos
Alcance	Algunas Unidades funcionales verticales	Alcance holístico agrupando todas las áreas funcionales de la organización con gestión transversal
Foco	En el dato	En la tarea, recursos (personas, sistemas, aplicaciones, objetos inteligentes), datos, objetivos estratégicos y tácticos
Control	Los sistemas ERP/CRM controlan la actividad de forma “PULL”, esperan a que el usuario haga algo. Con la funcionalidad de workflow añaden interacciones entre las personas y el software concreto ERP/CRM	Con BPM, la actividad es controlada de forma “PUSH”, es decir, la coordinación es del sistema que facilita las tareas a realizar por roles asignados a personas, alertando si las tareas no se realizan en el tiempo previsto
Funcionalidad	Depende del aplicativo ERP/CRM porque los procesos son orientados a la funcionalidad del ERP/CRM. Sólo opera dentro de la aplicación.	Sin límites, por su foco en la automatización de procesos de negocio transversales integrándose con todos los sistemas y aplicativos de la organización
Ejecución	No obliga el tiempo real, la participación la mayor parte del tiempo es desconectada	Ejecución en tiempo real
Modelización de Proceso	Modelización con foco al flujo con el cliente y cómo la información debe progresar entre diferentes personas.	Modelización de los procesos bajo notación BPMN
10 Principales Capacidades como suite BPM	Motor workflow Conectividad con ERP/CRM	-Motor de gestión de estados y ejecución de procesos -Entorno de composición basado en modelos -Interacción con contenidos y documentos -Interacción con usuarios y grupos -Conectividad básica con integración a sistemas -BAM y soporte a Eventos de Negocio -Simulación y Optimización -Gestión de Reglas de Negocio -Gestión y Administración -Repositorio y registro de todos los componentes del proceso
Capacidades adicionales en IntelligentBPMs	No aplica	-Motor de orquestación de procesos que gestione procesos estructurados y   procesos no estructurados o casos -Entorno de composición basado en modelos para el diseño de procesos -Gestión de interacción de contenido -Gestión de la interacción humana -Conectividad -Analítica activa -Análisis bajo demanda -CEP Complex Event Processing -Analítica predectiva -Uso de tecnologías disruptivas SMACT (Social, Movilidad, Analítica, Cloud e IoT -Gestión de reglas de negocio -Gestión y administración -Registro/repositorio de componentes de proceso   para el apalancamiento de  componentes de proceso y su reutilización
Mejora Continua	Foco mejora de la funcionalidad del sistema ERP/CRM ampliando módulos o con aplicaciones desarrolladas a medida.	Soporte de BPI (Business Process Improvement) en todas las fases del ciclo de vida de BPM (descubrimiento, análisis, diseño, implantación, ejecución, monitorización y optimización.
Conocimiento del Usuario	Requiere de personas con conocimientos específicos de la solución ERP/CRM	Los usuarios ejecutan tareas de forma intuitiva mediante interfaces de usuario sencillos sin necesidad de conocimientos específicos.

Mi sugerencia es considerar que los activos principales de las empresas son sus procesos y su diferenciación competitiva vendrá dada por la mejora continua de los procesos para conseguir los objetivos estratégicos. Para ello será necesario enfocar una gestión por procesos utilizando una disciplina BPM, apoyada de tecnologías BPM que se integrarán perfectamente con sistemas y aplicaciones ERP/CRM que tienen foco en el dato. El uso de un workflow embebido dentro de un ERP/CRM permite mayor capacidad a ERP/CRM pero es un enfoque de "parche", cuando el cambio real que necesita una organización es el enfoque holístico transveral de los procesos de principio a fin y no con un enfoque vertical.