How to Calculate the ROI of a BPM Initiative?

Leer en Español

As the implementation of BPM (Business Process Management) in your organization is not only the implementation of BPM technology, to analyze the profitability to be obtained it is necessary to take into account the entire BPM Life Cycle. You must evaluate both the investment to be made and the benefits in each phase. It is also necessary to take into account in the analysis the number of BPM projects that will be implemented during the time period of study so that all costs in the project to be studied will not be reimbursed, but will be divided proportionally.

A priori it is possible to know the amount of the investment of a BPM initiative in the organization, but what is more difficult is to estimate the benefits that we can obtain of that investment. That is, as reflected in the investment made in the organization, understanding that they will generate positive changes in it, qualitative and quantitative. In many cases, the very need to solve a problem in the organization already guarantees the investment, but even so it will be convenient to analyze the return.

In order to start the analysis correctly, it will be useful to have current metrics of the previous situation of the organization before starting the BPM initiative, so that they provide us the benefit to achieve according to the objectives.

The profitability is analyzed by the calculation of ROI (Return On Investment), which is a method that allows us to evaluate the value that gives us the realization of a certain project or investment in Business Process Management. This analysis compares the return on investment over costs by building a ratio or percentage to give us an idea of how much is recovered for each euro that is invested. If we consider the rate of return to be 6 months, a figure of 100% means that the investment returns in 6 months, 200% in three months and so on. An investment rate of less than 0% means that resources have been lost in the project.

Two ROI calculations are recommended for a complete analysis, the expected ROI (calculation of the initial ROI when the BPM initiative is in the project phase) and the Actual ROI (ROI calculation during the implementation and deployment of BPM in the organization). This last ROI will be useful for future projects, to know if the current projects are productive for the organization and what have been the advantages and problems of the deployment and deployment.

Based on my experience as a consultant supporting and advising companies in the calculation of ROI, the organizations ask mainly four questions of profitability: how much will they pay for the costs in the implantation and the deployment ?, how to transform the non-economic benefits in economic values for the analysis ?, how to control the risks that can be generated during the implantation so that the analysis is useful? And how to perform the analysis?

READ MORE IN CONNECTIAN

Cómo Calcular el ROI de una Iniciativa BPM

Read in English

Dado que la implantación de BPM (Business Process Management) en la organización no es solo la implantación de tecnología BPM, para analizar la rentabilidad que se va a obtener es necesario tener en cuenta todo el Ciclo de Vida de BPM. Así se podrá valorar tanto la inversión a realizar como los beneficios en cada fase. También hay que tener en cuenta en el análisis el número de proyectos BPM que se implantarán durante el plazo de estudio para que no recaigan todos los costes en el proyecto a estudiar, sino que se divida proporcionalmente.

A priori es posible conocer el importe de la inversión de una iniciativa BPM en la organización, pero lo que es más difícil es estimar los beneficios que podemos obtener de dicha inversión. Es decir, como se refleja la inversión realizada en la organización, entendiendo que van a generar cambios positivos en ella, cualitativos y cuantitativos. En muchos casos, la propia necesidad de resolver un problema en la organización ya garantiza la inversión, pero aun así será conveniente analizar el retorno.

Para comenzar correctamente el análisis será conveniente tener métricas actuales de la situación previa de la organización antes de arrancar la iniciativa BPM, de forma que nos proporcionen el beneficio a conseguir conforme a los objetivos.

La rentabilidad se analiza con el cálculo del ROI (Return On Investment– Retorno de la Inversión), que es un método que permite evaluar el valor que nos aporta la realización de un determinado proyecto o inversión en Business Process Management. Este análisis compara el retorno de la inversión sobre los costes mediante la construcción de una relación o porcentaje para darnos una idea de cuánto se recupera por cada euro que se invierte. Si consideramos como tasa de retorno 6 meses, una cifra del 100% significa que retorna la inversión en 6 meses, del 200% en tres meses y así sucesivamente. Una tasa de retorno de inversión inferior al 0% significa que se han perdido recursos en el proyecto.

Se recomiendan dos cálculos del ROI para un análisis completo, el ROI previsto (cálculo del ROI inicial cuando la iniciativa BPM está en la fase de proyecto) y el ROI Actual (cálculo del ROI durante la implantación y despliegue de BPM en la organización). Este último ROI va a ser útil para proyectos futuros, al conocer si los proyectos actuales son productivos para la organización y cuáles han sido las ventajas y problemáticas de la implantación y despliegue.

Basándome en mi experiencia como consultor apoyando y asesorando a empresas en el cálculo del ROI, las organizaciones se cuestionan principalmente cuatro preguntas de rentabilidad: ¿cuánto van a pagar por los costes en la implantación y el despliegue?, ¿cómo transformar los beneficios no económicos en valores económicos para el análisis?, ¿cómo controlar los riesgos que se pueden generar durante la implantación para que el análisis sea útil? Y ¿cómo realizar el análisis?

Seguir Leyendo en CONNECTIAN

2017 Finalists Announced in WfMC Global Awards for Excellence in Case Management

The Workflow Management Coalition (WfMC) is pleased to announce the finalists for the 2017 Global Awards for Excellence in Case Management.  Sponsored by WfMC and supported by BPM.com and Future Strategies Inc., these prestigious awards recognize user organizations worldwide that have demonstrably excelled in implementing innovative solutions. Award winners will be announced at a special online live webinar on Wednesday, July 19, 2017. REGISTRATION HERE The WfMC Global Awards for Case Management recognizes and focuses upon successful use cases within Adaptive Case Management. Case Management represents an adaptive approach to supporting knowledge workers in today's leading edge organizations. ACM provides secure, social collaboration to create and adapt goal-oriented activities that enable informed decision-making using federated business data and content. The 2017 finalists (in alphabetical order) across all categories are: Blueprint Genetics nominated by Elinar Oy Ltd, an IBM Business Partner  Defense Industrial Base (DIB) nominated by CANDA Solutions, LLC Law Society of Singapore nominated by Newgen Software Technologies Limited Lumegent nominated by EmergeAdapt  National Bank of Kenya nominated by National Bank of Kenya New York State Information Technology Services, US nominated by NY State, USA PowerSouth Energy Cooperative nominated by enChoice, Inc., an IBM Business Partner  University of Northern Colorado nominated by Hyland University of Notre Dame nominated by Hyland WellCare Health Plans, Inc. nominated by ISIS Papyrus America, Inc. WfMC Chairman and founder of the ACM Awards program, Keith Swenson commented on the strength of the entries, “The current entries demonstrate that the industry has moved beyond simple systems that allow knowledge workers to define ad hoc processes, to creating more intelligent systems that support them.” said Swenson. “In domains where thinking matters, the case studies show that there are real business cases, with meaningful benefits and returns on investment.” More details on case study requirements and the finalists can be found online at www.adaptivecasemanagement.org. Finalists receive additional recognition by having their case studies published in the 2018 edition in the ACM Excellence Series by Future Strategies Inc. Winning submissions were previously published in “Best Practices for Knowledge Workers,”Empowering Knowledge Workers,” “Taming the Unpredictable” and “How Knowledge Workers Get Things Done.” The Workflow Management Coalition (WfMC) and BPM.com jointly sponsor the annual Global Awards for Excellence in Case Management. The Awards program is managed by Future Strategies Inc.

UNIR firma un convenio para que sus alumnos del Máster Tecnológico en BPM obtengan la certificación de Consultores AuraPortal

La Escuela de Ingeniería y Tecnología de la UNIR ha firmado un nuevo convenio de colaboración con el fabricante AuraPortal enfocado al Máster Tecnológico en Business Process Management (BPM). El objetivo del acuerdo es ofrecer formación práctica en BPM para que el estudiante pueda desempeñar diferentes funciones en una organización.  Los alumnos podrán optar a una beca para obtener la titulación de “Consultor de AuraPortal”, el primer nivel de titulaciones para un Consultor.

Para ello tendrán que realizar un curso e-learning de 40 horas que ofrecerá a los alumnos una amplia visión de la gestión por procesos y su impacto en la gestión empresarial moderna, abordando todas la funcionalidades del ciclo de vida de un proceso, tanto en su aspecto teórico como práctico. Además se incluye una formación complementaria en las aplicaciones esenciales que deben componer un BPMS, como por ejemplo: Intranet Corporativa, Gestión de Contenidos, Comercio Online o Reglas de Negocio.

Pedro Robledo, coordinador académico del Máster Tecnológico en BPM de UNIR, señala que “el máster se ha diseñado de forma que el alumno adquiera un perfil técnico y de negocio para desempeñar diferentes funciones en una iniciativa BPM en una organización, practicando con diferentes soluciones de gestión por procesos que, dada la carencia de profesionales con conocimientos tecnológicos BPM, es una gran oportunidad para todos los alumnos”.

Por otro lado, Robledo destaca la oportunidad que ofrece AuraPortal porque añade valor al máster y complementa la formación de los alumnos, ya que podrán desempeñar servicios de consultoría en empresas y organismos en el ámbito internacional con la herramienta AuraPortal BPMS.

Por su parte, David Sorensen, Coordinador de AuraPortal Training School, ha subrayado que “desde 2014 hemos detectado el interés de los alumnos del Máster por nuestra solución, seleccionándola para sus trabajos fin de máster.  Dado que pensamos que UNIR tiene un máster en BPM muy diferenciador, al conseguir formar a sus estudiantes en diferentes soluciones de gestión por procesos, queremos que quienes lo deseen puedan certificarse durante el máster como Consultores AuraPortal“.