En el ámbito de la gestión empresarial y organizacional, es crucial comprender la distinción entre proyectos y procesos, ya que ambos conceptos juegan roles vitales pero distintos en la operativa y el desarrollo estratégico de una organización. A continuación, voy a detallar las definiciones, diferencias y similitudes entre proyectos y procesos. También, hay que considerar que en la disciplina de Business Process Management (Gestión Por Procesos - BPM), además de procesos, habrá diferentes tipos de proyectos que buscan el incremento de madurez en la orientación de procesos de la organización y todos los proyectos de innovación de procesos que buscan la mejora continua de los procesos (proyectos innovación incremental o proyectos de innovación disruptiva - reingeniería de procesos).
Definición de Proyecto
La norma ISO 21500:2012, "Orientación sobre la gestión de proyectos", define un proyecto como:
"Proyecto: Conjunto único de procesos, que consta de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos."
En esta definición, se destacan varios puntos clave:
- Unicidad: Cada proyecto es único y tiene un objetivo específico.
- Temporalidad: Los proyectos tienen un inicio y fin definidos.
- Procesos y actividades: Consiste en un conjunto de procesos y actividades coordinadas y controladas.
- Restricciones: Operan bajo limitaciones de tiempo, costo y recursos.
Un proyecto, por tanto, es una iniciativa temporal con un inicio y fin definidos, destinada a producir un resultado único, como un producto, servicio o resultado específico. Los proyectos son caracterizados por tener objetivos claramente establecidos, un alcance definido y restricciones en cuanto a tiempo, costo y recursos. La gestión de proyectos involucra la planificación, ejecución, seguimiento y cierre de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.
Definición de Proceso
La ISO 9000:2015, "Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario", define un proceso como:
"Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados."
Esta definición resalta los siguientes aspectos:
- Conjunto de actividades: Los procesos son compuestos por actividades interrelacionadas o que interactúan entre sí.
- Transformación: Su propósito es transformar entradas (inputs) en salidas (outputs).
- Mutualidad e interacción: Las actividades dentro de un proceso están mutuamente relacionadas o interactúan.
Un proceso, por tanto, es una serie de actividades o tareas continuas y recurrentes que se llevan a cabo de manera sistemática para producir un resultado repetitivo. Los procesos están diseñados para ser constantes y optimizados a lo largo del tiempo, buscando eficiencia y consistencia en la producción de productos o servicios. La gestión de procesos implica el diseño, monitoreo, y mejora continua de las actividades involucradas.
Diferencias entre Proyecto y Proceso
Las diferencias entre proyectos y procesos son significativas y afectan la manera en que se gestionan, controlan y optimizan dentro de una organización. Mientras que los proyectos son temporales, únicos y adaptativos, los procesos son continuos, repetitivos y estandarizados. Comprender estas diferencias es crucial para aplicar las estrategias de gestión adecuadas y asegurar el éxito tanto en la ejecución de proyectos específicos como en la operación eficiente de procesos continuos.
Temporalidad y Objetivo: Los proyectos son de naturaleza temporal y buscan producir un resultado único, como la construcción de un edificio o el desarrollo de un nuevo software. Por el contrario, los procesos son continuos y están diseñados para producir resultados repetitivos, como el ciclo de ventas en una empresa o el proceso de manufactura en una fábrica.
Flexibilidad y Gestión de Cambios: Los proyectos tienen una alta flexibilidad y pueden adaptarse a cambios en objetivos y alcance durante su ciclo de vida. En cambio, los procesos son más rígidos, enfocados en la estandarización y consistencia, y los cambios se gestionan a través de la mejora continua y la optimización.
Planificación y Recursos: Tanto proyectos como procesos requieren una planificación detallada para definir actividades, recursos y tiempos. Ambos también utilizan recursos humanos, financieros y materiales para cumplir sus objetivos. La gestión adecuada es esencial en ambos casos para supervisar y dirigir las actividades, asegurando el cumplimiento de los objetivos.
Medición de Resultados y Documentación: La medición del desempeño y resultados es crucial tanto para proyectos como para procesos. Se debe llevar una documentación detallada de las actividades, recursos y resultados, que sirve tanto para el seguimiento y control como para la mejora continua y el aprendizaje organizacional.
Divisibilidad: Los proyectos están organizados en fases, etapas o hitos específicos que se completan secuencialmente, permitiendo la evaluación y revisión en cada punto. Los procesos, por otro lado, están divididos en tareas recurrentes que se repiten continuamente como parte del ciclo de operación normal.
Duración: La duración de un proyecto es finita y está claramente definida, con fechas de inicio y finalización. En contraste, los procesos son continuos y no tienen una duración predefinida, operando de manera indefinida para producir resultados constantes.
Personal Humano que Participa: En los proyectos, el equipo puede cambiar a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y generalmente se compone de personas con habilidades específicas necesarias para diferentes fases del proyecto. En los procesos, el equipo suele ser estable y tiene roles definidos de manera continua para mantener la consistencia y eficiencia.
Riesgos: Los proyectos conllevan mayores riesgos debido a su naturaleza única y los factores desconocidos que pueden surgir. Los procesos, siendo rutinarios y bien establecidos, tienden a tener menores riesgos, ya que las actividades son repetitivas y bien entendidas.
Cumplimiento Normativo: Los proyectos pueden tener requisitos normativos específicos dependiendo del objetivo del proyecto, como la construcción de un edificio que debe cumplir con códigos de construcción específicos. Los procesos requieren un cumplimiento normativo continuo para asegurar que las operaciones diarias se ajusten a las normativas aplicables.
Trazabilidad: En los proyectos, se lleva una documentación detallada de todas las fases y actividades para asegurar la trazabilidad y permitir revisiones posteriores. En los procesos, la trazabilidad es continua, con un seguimiento constante de todas las actividades y resultados para asegurar la consistencia y calidad.
Control: El control en los proyectos es intensivo y adaptativo, requiriendo ajustes frecuentes a medida que se desarrollan las fases del proyecto. Los procesos tienen un control constante y estandarizado, enfocándose en mantener la eficiencia y calidad a través de prácticas establecidas y mejoras continuas.
Similitudes entre Proyecto y Proceso
Aplicación de BPM a un Proyecto como Proceso
Aunque un proyecto es tradicionalmente considerado una iniciativa temporal y única, se puede abordar como un proceso al cual se le aplican los principios de BPM para mejorar su gestión. Aquí se describe cómo un proyecto puede ser tratado como un proceso mediante la aplicación de BPM:
Modelado y Estandarización:
- Definición del Proceso del Proyecto: Trata el proyecto como un proceso estándar que se puede modelar y documentar. Incluye todas las fases del proyecto desde la iniciación hasta el cierre.
- Descomposición en Subprocesos: Divide el proyecto en subprocesos manejables, como planificación, ejecución, monitoreo y cierre.
Automatización y Eficiencia:
- Automatización de Tareas Repetitivas: Identifica y automatiza tareas repetitivas dentro del proyecto, como informes de estado, aprobación de hitos y gestión de cambios.
- Optimización de Recursos: Utiliza herramientas BPM para optimizar la asignación y utilización de recursos durante el proyecto.
Monitoreo Continuo:
- Seguimiento en Tiempo Real: Implementa herramientas de seguimiento en tiempo real para monitorizar el progreso y desempeño del proyecto.
- Alertas y Notificaciones Proactivas: Configura alertas y notificaciones para posibles desviaciones del plan y riesgos emergentes.
Mejora Continua y Aprendizaje:
- Ciclo de Retroalimentación: Establece un ciclo de retroalimentación continua para ajustar y mejorar las actividades del proyecto en curso.
- Implementación de Lecciones Aprendidas: Utiliza las lecciones aprendidas de proyectos anteriores para mejorar la gestión de futuros proyectos.
Ejemplo Práctico
Supongamos que una empresa de desarrollo de software está gestionando un proyecto para crear una nueva aplicación móvil. Aplicando BPM, el proyecto se gestiona como sigue:
- Modelado: El proyecto se modela en un software BPM, dividiéndolo en subprocesos como investigación de mercado, diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento.
- Automatización: Se automatizan tareas como la asignación de desarrolladores a módulos específicos, generación de informes de progreso y aprobación de cambios en el diseño.
- Monitoreo: Un panel de control muestra el progreso de cada subproceso en tiempo real, identificando rápidamente cualquier retraso o desviación.
- Mejora Continua: Al finalizar el proyecto, se realiza una revisión para identificar mejoras. Estas lecciones se documentan y se aplican a futuros proyectos.
BPM ofrece una estructura robusta para gestionar tanto proyectos como procesos dentro de una organización. Al tratar los proyectos como procesos, se pueden aplicar los principios de BPM para mejorar la eficiencia, reducir riesgos y asegurar una entrega de alta calidad. Esta metodología no solo optimiza la gestión de proyectos individuales, sino que también contribuye al desarrollo continuo y sostenible de las capacidades organizacionales.
