Los buenos procesos de negocio
son esenciales para ser competitivos. La economía digital actual requiere
rediseñar y mejorar nuestros procesos con agilidad y centrarse en cómo nuestra
organización podría alcanzar los objetivos estratégicos. De hecho, el éxito en
la mejora de un proceso consiste en garantizar que cualquier dinero invertido
producirá una ventaja para obtener los objetivos empresariales clave de su
empresa.
Albert
S. Humphrey en los años 60 creó la técnica
FODA (un acrónimo de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y
Amenazas), que se usa generalmente como parte de un proceso de planificación
estratégica en el contexto empresarial. El objetivo de este artículo es
proporcionar un método para diseñar un informe de una página para analizar un
proceso de negocio mediante el análisis FODA. Mi contribución es aplicarla como
un buen enfoque para analizar un proceso de negocio, ya que podemos estudiar el
proceso “AS-IS” (el estado actual) y el proceso “TO-BE” (el estado futuro)
para decidir las prioridades para
mejorarlo.
Este análisis debe implementarse con el
desempeño actual del proceso de negocio, los objetivos corporativos
estratégicos claros y la retroalimentación de las partes interesadas y los
clientes.
¿Cómo funciona?
La metodología consiste en
identificar las fortalezas relevantes y las debilidades relacionadas con el
proceso "AS-IS", y las oportunidades y amenazas relacionadas con el
proceso "TO-BE". El resultado será el análisis FODA de una página del
proceso de negocio, donde se encontrarán todos los detalles para facilitar la
toma de decisiones de las mejoras que se realizarán en un proceso. Se
deberá haber modelado el proceso de
negocio utilizando BPMN (Business Process Model & Notation) y se necesita
tener datos relevantes actuales sobre el proceso (KPIs - Key Performance
Indicators). Los cuatro cuadrantes de la matriz FODA examinan lo siguiente:
1. Sobre
el modelo “AS-IS” del proceso de negocio:
Fortalezas:
¿Cuáles son los mejores rendimientos
actuales del proceso de negocio alineado con los objetivos estratégicos y
cuáles son los beneficios del proceso? Los KPI habituales se basan en las
siguientes cuatro métricas fundamentales:
·
Tiempo: que mide la duración de un proceso
·
Coste: que mide el valor económico asociado con
un proceso, en términos del coste de recursos requerido para completar el
proceso, y el coste de oportunidad, que es el valor que se pierde si no se
obtiene una salida resultante
·
Capacidad: el volumen
viable que un proceso puede producir.
·
Calidad: satisfacción, variación y la tasa de
error o defecto.
Debilidades:
¿Cuáles son las desventajas actuales del
proceso de negocio en términos de fallos, ineficiencias, problemas ...? Para
encontrarlos, es posible aplicar
métodos
de mejora continua de procesos como la Teoría de las Limitacions
(TOC Theory of Constraints – para detectar limitaciones o cuellos de botella), Six
Sigma (para eliminar la variabilidad y el desperdicio) y Lean (para eliminar
todo aquello que no aporte valor en el proceso productivo.).
2. Sobre el modelo “TO-BE” del proceso de negocio:
Oportunidades:
¿Cómo mejorar el proceso de negocio? Para
esto, se pueden obtener comentarios y sugerencias de las partes interesadas y
los clientes, se puede estudiar las debilidades para evaluar qué acciones
correctivas aplicar, se puede analizar qué automatización se podría hacer (por
ejemplo, RPA – Robotic Process Automation- para automatizar tareas repetitivas
y rutinarias que se puede resolver sin un ser humano) y qué tecnologías
disruptivas podrían aplicarse (por ejemplo, Machine Learning).
Amenazas:
¿Qué incertidumbre y obstáculos tengo que
controlar? ¿Qué eventos podrían causar problemas al proceso de negocio? La
gestión de riesgos es necesaria para controlar la incertidumbre de un proceso
de negocio. Se deben estudiar los patrones actuales, las tendencias, las
dependencias ... para poder evaluar cómo afectarán a su negocio y cómo ser
proactivos y no reactivos.
Una vez que haya completado los
cuatro cuadrantes en el análisis FODA de una página, probablemente necesite
utilizar la técnica de simulación de procesos para detectar el posible
comportamiento del proceso si aplica las oportunidades para mejorarlo; por lo
tanto, puede decidir qué mejoras de procesos de negocio implementar, cómo y
cuándo, de acuerdo con sus prioridades, criterios, objetivos estratégicos y
presupuesto. Pero recuerde, solo tiene que mejorar los procesos cuando necesite
resolver problemas que puedan dañar el éxito de sus objetivos corporativos
estratégicos.
