(3) La Psicología en la Productividad Laboral: 10 Preguntas para Evaluar Estado Psicológico en la Ejecución de un Proceso

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EJEMPLO ENTREVISTA  A LOS STAKEHOLDERS DE UN PROCESO PARA EVALUAR ESTADO PSICOLÓGICO y ACCIONES PARA ABORDAR SITUACIONES NEGATIVAS

Realizar entrevistas o encuestas a los stakeholders de un proceso empresarial es una forma efectiva de evaluar su estado psicológico y comprender cómo puede estar afectando su productividad. Aquí tienes 10 preguntas que podrías hacer para obtener información sobre los factores psicológicos que podrían influir en su desempeño, y para cada pregunta te proporciono una posible acción  específica  que puedes realizar para abordar situaciones negativas:

1. ¿Cómo te sientes en cuando realizas las tareas en el proceso  actualmente? (Esta pregunta proporciona una visión general de su estado emocional). 

ACCIÓN

Identifica los factores que están contribuyendo a sentimientos negativos y trabaja en conjunto con el empleado para abordarlos. Esto podría implicar cambios en la carga de trabajo, la asignación de tareas o la gestión de expectativas. 

2.  ¿Cuáles son las principales fuentes de estrés o presión cuando realizas tu trabajo en el proceso? (Identificar las fuentes de estrés puede ayudar a abordarlas). 

ACCIÓN

Realiza una evaluación de las fuentes de estrés y desarrolla estrategias para mitigarlas. Esto podría incluir capacitación en gestión del estrés, redistribución de tareas o la implementación de políticas de flexibilidad laboral.

3. ¿Sientes que tienes un equilibrio adecuado entre tu vida laboral y personal, que no afecta nada a tu desempeño en el proceso? (El equilibrio trabajo-vida personal es importante para el bienestar psicológico). 

ACCIÓN

Ofrece opciones para mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, como horarios flexibles, días de teletrabajo o programas de bienestar o cambios de turnos. Anima a los empleados a aprovechar estas opciones.

4. ¿Te sientes motivado en tu rol actual en el proceso? Si no, ¿por qué? (La motivación está relacionada con la satisfacción laboral y la productividad). 

ACCIÓN

Mantén conversaciones individuales para entender las razones de la falta de motivación. Diseña planes de desarrollo personalizados, establece metas claras y brinda oportunidades para proyectos desafiantes.

5. ¿Te sientes apoyado por tus colegas y superiores en tu trabajo? (El apoyo social es esencial para el bienestar). 

ACCIÓN

Promueve un ambiente de trabajo colaborativo y alienta la comunicación abierta. Ofrece capacitación en habilidades de comunicación y liderazgo para mejorar las relaciones en el equipo.

6. ¿Has experimentado problemas de salud mental o emocional relacionados con el trabajo en el proceso? (Puede ayudar a identificar problemas de salud mental). 

ACCIÓN

Brinda recursos y programas de apoyo psicológico, como asesoramiento o acceso a profesionales de la salud mental. Fomenta un ambiente de trabajo donde no haya estigma asociado a las preocupaciones de salud mental.

7. ¿Sientes que tus tareas y responsabilidades en el proceso son claras y bien definidas? (La claridad en las funciones puede reducir la ansiedad). 

ACCIÓN

Asegúrate de que las descripciones de trabajo y las responsabilidades estén actualizadas y sean comprensibles. Proporciona capacitación y orientación adicionales si es necesario.

8. ¿Te sientes reconocido por tus logros y contribuciones en el proceso? ¿Reconoces tu aportación de tus logros en el proceso hacia los objetivos estratégicos de la organización? (El reconocimiento puede mejorar la motivación y la satisfacción). 

ACCIÓN

Implementa programas de reconocimiento y recompensas para celebrar los logros y el esfuerzo de los empleados. Asegúrate de que el reconocimiento sea oportuno y significativo.

9. ¿Te sientes capaz de influir en las decisiones relacionadas con tu trabajo en el proceso? (El grado de autonomía puede impactar en la satisfacción). 

ACCIÓN

Fomenta la participación de los empleados en la toma de decisiones y la solución de problemas. Realiza reuniones regulares de retroalimentación y escucha activamente sus ideas y sugerencias.

10. ¿Qué sugerencias o cambios propones para mejorar tu experiencia laboral y la de tu equipo en la ejecución del proceso de principio a fin? (Preguntar por recomendaciones puede ayudar a identificar áreas de mejora). 

ACCIÓN

Escucha atentamente las sugerencias de los empleados y considera su implementación. Comunica los cambios realizados y agradece a los empleados por sus contribuciones.

Estas preguntas pueden brindar información valiosa sobre el estado psicológico de los stakeholders y permitir a la organización tomar medidas para abordar preocupaciones y promover un entorno laboral saludable y productivo. Es importante que las entrevistas o encuestas se realicen de manera confidencial para fomentar la honestidad y la apertura por parte de los participantes.   La clave es abordar activamente las preocupaciones y necesidades de los empleados a través de un enfoque proactivo y colaborativo. Al tomar medidas concretas en respuesta a las respuestas negativas, puedes mejorar la influencia psicológica de los participantes y, en última instancia, aumentar la productividad del proceso.

ARTÍCULOS SERIE La Psicología en la Productividad Laboral

• 10 Teorías de Autores Clave: 10 Acciones de Mejora
• 10 Consejos Claves para Mejorar la Productividad de un Proceso
• 10 Preguntas para Evaluar Estado Psicológico en la Ejecución de un Proceso
• 10 KPIS para Medir los Factores Psicológicos

Técnica "muga" (無我) para la Mejora de Procesos

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En japonés, "muga" (無我) es un término que se utiliza en el contexto de la filosofía budista Zen. "Muga" se traduce comúnmente como "sin ego" o "sin yo". En la filosofía Zen, "muga" se refiere a la idea de superar la noción del yo o del ego, lo que implica liberarse de la dualidad entre el sujeto y el objeto, y experimentar la realidad de una manera directa y sin filtros a través de la meditación y la práctica espiritual. La idea detrás de "muga" es alcanzar un estado de conciencia en el que uno no se aferra a la identidad individual o a las nociones de separación entre el yo y el mundo circundante. En lugar de ver el mundo a través de la lente del ego, se busca experimentar la unidad y la interconexión de todas las cosas. Este concepto es fundamental en la filosofía Zen y es central para la práctica de la meditación Zen, donde se intenta trascender el pensamiento y la dualidad para llegar a un estado de comprensión y claridad más profundo. Aplicar el concepto de "muga" en el entorno profesional y en el trabajo diario puede ser beneficioso para promover la claridad mental, la toma de decisiones conscientes y las relaciones interpersonales saludables. 

TÉCNICA "muga" para la mejora de procesos

Puedes aplicar el concepto de "muga" para la mejora de procesos en tu entorno laboral siguiendo estos principios: 

1. Autoconciencia en la identificación de problemas: 

Antes de abordar cualquier mejora de procesos, reconoce la necesidad de autoconciencia. Examina los procesos actuales de manera objetiva y sin prejuicios para identificar los problemas reales. Evita la tentación de culpar o señalar a personas específicas y en su lugar busca entender las causas subyacentes. 

2. Escucha a todos los involucrados: 

Involucra a todas las partes relevantes en el proceso en la discusión y la toma de decisiones. Escucha sus perspectivas y preocupaciones sin juicio. La inclusión de diferentes puntos de vista puede llevar a soluciones más efectivas. 

3. Enfócate en el objetivo común: 

Establece un objetivo claro y compartido para la mejora del proceso. En lugar de buscar el reconocimiento personal, céntrate en lo que es mejor para la organización y sus objetivos estratégicos a corto, medio y largo plazo. Aplica la Gestión Por Procesos (GxP) y no solo la Gestión De Procesos (GdP)

 

4. Resolución de problemas sin ego: 

Cuando se aborden problemas o desafíos en los procesos, no defiendas tu punto de vista a ultranza. Aborda los problemas con una mente abierta y busca soluciones basadas en datos y evidencias, no en la necesidad de tener razón, y siempre analizando la complejidad y el impacto hacia objetivos estratégicos, para su priorización. 

5. Colaboración interdepartamental: 

Fomenta la colaboración entre diferentes departamentos y equipos. Los problemas de procesos (transversales, de principio a fin) suelen trascender los límites departamentales, por lo que trabajar juntos puede llevar a soluciones más holísticas y efectivas. 

6. Aprendizaje continuo: 

La mejora de procesos es un proceso continuo. Se debe tener una actitud abierta a la idea de que siempre hay margen para mejorar y aprender de los errores (GdP). No hay que temer experimentar con nuevas ideas y enfoques. 

7. Cultiva la humildad en la implementación: 

Cuando se implementen cambios en los procesos, mantén una actitud humilde. Acepta que algunas iniciativas pueden no funcionar como se esperaba y esté dispuesto a ajustar y adaptar en función de los resultados reales (pivotar, según la metodología Agile).  Aunque aplicando la simulación de procesos previamente al cambio, se puede experimentar con los escenarios de mejora para predecir su impacto y comportamiento antes de la implementación.

8. Métricas y seguimiento: Utiliza métricas y datos objetivos para evaluar el impacto de las mejoras en los procesos. Esto te permitirá tomar decisiones basadas en evidencias en lugar de basarte en suposiciones o intuiciones personales.

En resumen, la aplicación de "muga" en la mejora de procesos implica un enfoque en la objetividad, la colaboración, la humildad y la búsqueda constante de mejores soluciones sin aferrarse al ego. Al abrazar estos principios, es más probable que logres mejoras significativas y sostenibles en tus procesos empresariales.