BPM: UN VIAJE HACIA EL PROGRESO

A través de la implantación de la gestión por procesos, las compañías evolucionan desde él ‘cómo hacer las cosas’ al ‘por qué y para quién las hacen’

Actualmente, las empresas se ven abocadas más que nunca a afrontar una dinámica de trabajo realmente exigente. La necesidad de ser cada vez más competitivas ha llevado a comprender que la mera formulación de la estrategia ya no es suficiente para no desaparecer; también es esencial diseñar y mejorar adecuadamente los procesos, los servicios y las reglas para implantar dicha estrategia con eficacia.

La gestión de la morosidad, el control de la deuda, el control de los márgenes, la gestión de los riesgos, la reducción de costes, la optimización de los recursos y el cumplimiento de las normativas del sector son aspectos prioritarios para que las empresas sean más ágiles (gestionen los cambios de una forma más rápida), eficaces (ahorren) y eficientes (finalicen más tareas, más rápido y con menos costes) asegurando la mejora continua de sus procesos y  la satisfacción del cliente.

Los empleados, conscientes de la situación,  asumimos nuestras responsabilidades y ponemos todo el esfuerzo para ser más productivos; pero la forma de trabajar actual implica una excesiva planificación, reduciendo el tiempo dedicado a la resolución de las propias tareas y cuestionándonos  si lo hacemos de la forma más óptima.

Para ayudar y motivar al empleado en su trabajo,  a la vez que las empresas consiguen sus objetivos, BPM (Business Process Management – Gestión por Procesos de Negocio) se ha convertido en la tendencia de gestión empresarial y tecnológica más popular de la década.

BPM, es más que una tecnología informática, es un sistema de gestión enfocado a perseguir la mejora continua del funcionamiento de las actividades empresariales, ayudando a los empleados a administrar su trabajo, resolver de forma rápida y eficiente sus tareas, facilitar la colaboración entre compañeros y departamentos y  tomar correctamente sus decisiones con una orientación a la  consecución de objetivos a corto, medio y largo plazo.

Un proceso es un conjunto de actividades (tareas) con un orden de realización en el tiempo para obtener un resultado. Las actividades pueden ser manuales (realizadas por  personas) o automatizadas (realizadas por sistemas) o una mezcla de ambas.

Desde que nos levantamos estamos ejecutando procesos. Si consideramos el proceso “Prepararnos para salir de casa”, distinguimos tareas como: asearse, desayunar, vestirse, decidir destino, coger las cosas que necesitaremos, abrir la puerta, etc. que son ejecutadas por nosotros o por colaboradores (alguien puede hacernos el desayuno pero nosotros lo tomamos). El funcionamiento de una empresa queda definido por sus procesos, por ejemplo, el proceso de ensamblaje de un producto, el proceso de reclamación del cobro de una factura, el proceso de contratación de un nuevo empleado, proceso de reparación de un equipo averiado, entre otros. Habitualmente las actividades se realizan de una cierta manera por inercia, pero todos estamos de acuerdo que alguna mejora podrá realizarse. La gestión por procesos no impone la efectividad a través de sistemas de control, sino permite flexibilidad y adaptación rápida a los cambios, fomentando la agilidad necesaria para la adaptación continua en la creación de valor para los clientes. 

El empleado participa  en muchos procesos. BPM le informa  de sus tareas con rapidez y eficacia, reduciendo el tiempo de comunicación entre los participantes de un mismo proceso. El trabajador recibe continuamente su lista de tareas y los detalles necesarios para completarlas, cumpliendo automáticamente las políticas de la empresa (asignación de precios y descuento, prevención del riesgo,  aplicación de promociones, etc.).  

Mediante BPM, los procesos son más transparentes, las incidencias son menores, se detectan más rápido y se resuelven antes de que se conviertan en asuntos más delicados.

La implantación de la gestión por procesos en las organizaciones consigue  beneficios como:

·         Aumentar los niveles de eficiencia, efectividad y competitividad al buscar la mejora continua de los procesos.

·         Facilitar la adopción y el cumplimento de una estrategia, permitiendo tomar acciones preventivas o correctivas en el momento oportuno.

·         Tomar decisiones más rápidas y mejores al disponer de toda la información necesaria en el momento.

En la práctica, las empresas consiguen reducir los tiempos de diseño de productos mejorando la salida al mercado con productos más competitivos y de mayor rentabilidad; mejoran la eficiencia de los centros de atención al cliente, reduciendo costes, aumentando la satisfacción y mejorando la gestión de los recursos; reducen los tiempos de gestión de pedidos con ahorros de costes, aumentando la satisfacción del cliente y obteniendo mayor rentabilidad; reducen  los costes administrativos en casi cualquier proceso, obteniendo un importante ahorro financiero.

Por su parte, los empleados cambian de actitud en la forma de hacer y evaluar el trabajo del cual son responsables. El proceso le explica qué debe lograrse, cuándo y responde el porqué, facilitándole al trabajador la consecución de objetivos y por tanto, sentirse más satisfecho. ¿Te apuntas a la gestión por procesos?