El IX Congreso BPM2014 en España habla sobre BPMoT

El IX Congreso BPM2014 en España se ha celebrado el día 13 de marzo en Barcelona y el 25 de marzo en Madrid,  bajo la temática central  "BPM de las Cosas: Personas, Procesos, Datos, Eventos y Cosas",  el congreso ha puesto sobre la mesa las cinco tendencias disruptivas del mundo empresarial englobadas bajo el término SMACT (Social, Movilidad, Analítica, Cloud, Things) aplicadas en las iniciativas de Gestión Por Procesos. Business Process Management ofrece nuevas oportunidades de innovación para que los negocios sean más productivos y competitivos, ofreciendo la agilidad y adaptabilidad que necesitan las empresas para responder rápidamente a los nuevos requerimientos de los cambios en el negocio.    

Los asistentes han tenido la oportunidad de conocer de primera mano las tendencias de BPM, así como experiencias reales de la implantación de BPM en diferentes sectores. Os comento un resumen de las ponencias impartidas:

Evolución de BPM: BPM para todas las cosas. 

Pedro Robledo, Director Ejecutivo Club-BPM. He empezado comentando que manteniendo las tecnologías disruptivas denominadas SMAC (Social, Mobile, Analytics y Cloud), el nuevo mantra del 2014 se centra en BPM de las cosas, dónde se aúnan los esfuerzos para comunicar personas, procesos, datos, eventos y cosas. Considerando que  en el 2020 habrá billones de dispositivos regularmente  conectados a Internet (sensores),  es necesario y urgente  aprovecharse de las nuevas oportunidades que ofrece Internet para las Cosas aplicado al Business Process Management. La relación de IoT con BPM, para la gestión de la automatización de los procesos provocados por las cosas digitales inteligentes, ofrece un gran potencial para cambiar los negocios en términos de productividad, oportunidad y competitividad. Tendencia que llamaremos BPMoT (BPM of Things, BPM de las cosas). BPMoT o BPM de las cosas, lo podemos definir como la aplicación de la disciplina de gestión por procesos (incluye métodos, herramientas y tecnología) enfocada a perseguir la mejora continua del funcionamiento de los procesos operacionales  de una organización, que además de  combinar personas,  sistemas, aplicaciones y datos,  incluye como participantes a los objetos digitales inteligentes conectados a través de internet que intercambiarán información para procesarla de forma reactiva o proactiva, tomando en tiempo real  decisiones de forma automática conforme a reglas de negocio para el cumplimiento de los objetivos empresariales. En la presentación he explicado varios casos de aplicación de BPMoT que ofrece soluciones inteligentes e innovadoras. Por ejemplo,   El caso de la empresa ganadera Sparked en Holanda, que ha colocado diferentes sensores en sus vacas para controlar su dieta, conocer la calidad de la leche que producen, detectar posibles enfermedades o el mejor momento de reproducción controlando la temperatura, …cada vaca genera de promedio unos 200 Mb de información al año, datos que provocan eventos que generan procesos de negocio. Otro caso de aplicación, la gestión de detección de fugas y envío de alarmas en el Puerto de Santander en España mediante un sistema inalámbrico de lectura remota de contadores de agua  y la solución para poder reducir el consumo energético de las torres eléctricas. Otro caso interesante mencionado es el caso del  Hospital Universitario Donostia, que para optimizar el stock de los medicamentos y materiales consumibles en el hospital, es necesario llevar un control exacto de su consumo y reponer con rapidez los productos antes de que se agoten en planta. Para no interferir en la atención proporcionada a los pacientes, se necesita un sistema intuitivo y fácil de usar que permita a las enfermeras y personal sanitario realizar los pedidos al almacén central de forma rápida y sencilla. Como conclusión, he hecho referencia  a  Hans Vestberg, CEO de Ericsson, en el MWC (Mobile World Congress) que  decía  “Si una persona se conecta a la red, le cambia la vida. Pero si todas las cosas y objetos se conectan, es el mundo el que cambia”.  Y yo he añadido, “Si los procesos empresariales se conectan a las personas, cosas y objetos, los negocios cambian”. Así que la combinación de IoT + BPM, permitirá ser más productivos y competitivos, y existe una gran oportunidad de innovación en los procesos usando IoT.

Las nueve claves diferenciadoras a la hora de elegir una solución de BPM Miguel Alcalá Ortiz, BPM Sales Consultant de IBM, ha afirmado que una solución BPM debe cubrir las peticiones de los clientes y las expectativas del mercado, evolucionando con soluciones a nuevos retos, a  nuevas funcionalidades e incluyendo mejoras. IBM, como fabricante de tecnología define su plan de ruta, estudiando aquello que los analistas definen y lo que los clientes y consultores solicitan como base fundamental para proporcionar una plataforma que cubra dichas expectativas. En base a dichas exigencias y al estudio que bianualmente IBM hace a miles de clientes, se explican las 9 claves diferenciadoras que los cliente tienen en cuenta a la hora de elegir una solución  de BPM para la implantación de la Gestión por Procesos. El leitmotiv de IB para construir proyectos BPM se centra en la SIMPLICIDAD. La tecnología puede ser un inhibido del proyecto por lo que se requiere simplicidad de  la tecnología. Miguel, ha indicado que las nueve claves o tendencias que se han concluido para una plataforma completa de BPM en base a dichos estudios y evaluaciones son:

1. Herramienta de BPA colaborativa y simplificada para el usuario de negocio.

2. Herramienta BPM colaborativa y social.

3. Cuadros de mandos colaborativos y sociales.

4. Repositorio único y gobierno centralizado.

5. Optimización de procesos.

6. Movilidad.

7. BPM en Cloud.

8. Metodología Ágil.

9. Procesos Inteligentes y flexibles.

En el libro “El Libro del BPM 2014”, se incluye un artículo de Miguel Alcalá explicando estas nueve claves diferenciadoras.

CASO GOBIERNO DE CHILE: La implantación de 4 procesos operativos integrados con Gestión Documental y Firma Electrónica. José Ramón Pais Curto. Experto en BPM. Analista de Procesos en Dedalus Global Services. Autor del Libro: “BPM: Business Process Management” editado por BPMteca.com, ha explicado con detalle su experiencia en la implementación de 4 procesos operativos transversales en la Administración Pública de Chile utilizando metodología y herramientas de BPM, combinadas con soluciones de gestión documental y firma digital. Los procesos que se han implementado son: Memorandums (documentos de comunicación interna), Oficios (documentos de comunicación con otros organismos externos), Resoluciones Exentas y Resoluciones Afectas (todas las correspondientes a concursos públicos, a compras del ministerio, etc.). Ha mencionado la metodología empleada, la arquitectura tecnológica, la descripción de la implementación, los resultados obtenidos y los retos de los proyectos de BPM en administraciones públicas. Todos estos procesos pasan por distintos departamentos como Jurídico, Visadores, Gabinete, Firma directores, etc. y los de resoluciones se comunican con la hacienda chilena y otros organismos en el proceso. José Ramón ha entregado una receta de éxito en tres puntos:

-          Simple: Objetivos simples, procesos claros y bien definidos.

-        Complejo: planes complejos para implementar, dar soporte y cubrir todas las necesidades y posibilidades.

-          Simple: en la entrega del servicio.

La gestión del cambio y la imprevisibilidad con BPM y ACM (Adaptive Case Management)  Joan Carles Agustí y Carlos Casares, SOA & BPM Principal Sales Consultant de Oracle, han centrado su participación en el hecho de que las Suites de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS) tradicionalmente han estado enfocadas a la gestión de procesos estructurados, pero se han quedado cortos cuando el proceso requiere de una gestión flexible. Para la gestión de la imprevisibilidad en los procesos, necesitamos capacidades en el BPMS de Gestión Adaptable de Casos (Adaptive Case Management - ACM).  Han comentado que los procesos estructurados es como ir en un tren por una vía, todo controlado. En la vida real vemos que los procesos no siguen un patrón predecible, y hay que gestionar lo impredecible, que requiere 4 ejes en el producto BPM: 1.- variar los flujos en tiempo de ejecución, 2.- flexibilidad en la interfaz de usuario, 3. Asignación de tareas basado en KPIS y valorar quién es el que mejor lo puede ejecutar, y 4.- las reglas de negocio que deciden cuál es la siguiente tarea del caso, incluso tareas nuevas que no se habían tenido en cuenta.

CASO Bancario: Inteligencia Operacional para la Optimización de Operaciones en Sucursales Guy Bouchon, Director Regional España y Francia, Vitria Technology Inc.  e Ignacio JIMENEZ - Gerente Business Analytics Sector Financiero – Indra, han comenzado indicando que  la presión de la competencia hace imprescindible proporcionar el mejor servicio al cliente, requiriendo en las empresas optimizar la productividad al máximo. Estos requerimientos encuentran respuesta en la Inteligencia Operacional (IO). Mediante el caso concreto de la optimización de operaciones en sucursales bancarias, han explicado  que la consiste en detectar a tiempo posibles riesgos en operaciones o bien identificar nuevas oportunidades que requieren de una acción inmediata. Una plataforma de Inteligencia Operacional  permite  supervisar de forma continuada, analizar y tomar acciones cuando realmente importan para maximizar los beneficios de negocio. Dado que las transacciones en sucursales bancarias tienen picos de alta actividad, es clave poder seguir en tiempo real y predecir la actividad por sucursal y optimizar el número de recursos para garantizar un servicio de valor al cliente.  Los casos de uso dónde se puede aplicar IO son por ejemplo:

·         Supervisión Real Time de la Productividad de las sucursales y Cajeros

·         Predicción futura de la situación productiva de Cajeros

·         Detección rápida de Fraude en Medios de Pago

·         Identificación temprana de incumplimiento de KPIs y SLAs

·         Detección temprana y prevención de morosidad

·         Alerta temprana para la prevención de fuga de clientes

·         Control y prevención de blanqueo de Capitales

·   Monitorización de la Rentabilidad de Venta de Productos Bancarios por Sucursal

·         Supervisión de Productos de Seguros vendidos por sucursal

Entre los beneficios para el banco han destacado: la identificación temprana del incumplimiento de métricas, la evaluación del rendimiento en tiempo real, actuar antes de que impacte al cliente, la capitalización  sobre nuevas oportunidades, la anticipación sobre eventos de riesgo, la comprensión del comportamiento del cliente al instante, y la localización de situaciones de fraude, morosidad…

 CASO URV: Historia de Errores y Éxitos a la hora de implementar BPM. Andrés Enrique Espejo Jaimovich, Vicegerent, Universitat Rovira i Virgili ha explicado la experiencia de la Universitat Rovira i Virgili en la implantación de BPM durante los dos últimos años. Se han destacado todos los errores cometidos, qué no se debe hacer, qué éxitos se han conseguido y las lecciones aprendidas. Comenzando con poca experiencia en BPM, se empezaron a imaginar los procesos desde cero y se plantearon un desarrollo a medida usando arquitectura SOA y Web Services, considerando la aplicación de una metodología de proyecto adaptada al proveedor que consiguió el concurso, el desarrollo inicial de todos los 15 procesos, una posterior revisión por Área de procesos, adaptación iterativa del desarrollo inicial y que la comunicación con proveedor y gestión de incidencias fuese coordinada por el  Área TIC. Con su experiencia real, ha trasmitido a la audiencia varias reflexiones a tener en cuenta a la hora de implantar BPM:hay que centrarse en pocos procesos; el desarrollo a medida no proporciona toda la funcionalidad que dan los fabricantes de BPM; no se pueden definir todos los requisitos al principio del proyecto; el usar un modelo de documentación rígido y extenso es muy costos. Recomendando:  enfocarse en menos procesos a desarrollar; tener menor vinculación con webservices; hace los procesos más simples y con menos incerteza; y realizar desarrollos incrementales.

CASO UCLM: Medición y Mejora de Modelos de Procesos de Negocio. Francisco Ruiz, Dep. de Tecnologías y Sistemas de Información de la Escuela Superior de Informática Universidad de Castilla-La Mancha Se ha abordado el papel de la medición dentro del ciclo de vida de los procesos de negocio (PN) y se ha  presentado un framework de calidad de modelos de PN, donde se especifican las características de calidad a considerar y los indicadores y medidas a realizar. Se ha presentado un caso de estudio donde se aplican estas ideas a la mejora de modelos de procesos hospitalarios.  Se puede leer en el artículo de la página 35 de la revisa World BPM Magazine de BPMteca.com (http://issuu.com/bpmteca/docs/worldbpmmagazine0). Como conclusión ha indicado “Los ciclos de mejora continua de procesos deben estar guiados por la medición”.

CASOS DE USO: La modelización operacional de los procesos mediante el Modelo Artifact-Centric Business Process. Sylvia Diaz-Montenegro, CEO en Léelo – Investigador de Artifact-centric Business Process Model. BPM Excellence Award del 2013 y- uno de los 15 "global vendors to watch 2013" de PETS (Process-Enhanced Technologies and Services), ha introducido a la audiencia en el modelo Artifact-centric Business Process, el nuevo paradigma de la modelización de procesos de negocio,  representa un modelo operacional de los procesos de negocio en el que los cambios y las evoluciones de los datos de negocio, o las entidades de negocio, se consideran como el principal motor de los procesos. A diferencia de los enfoques de modelado actuales, el enfoque centrado en el artefacto se centra en describir cómo los datos de negocio cambian o se actualizan, por una acción o tarea en particular, a través del proceso.  Por ejemplo, la compañía VERTI, galardonada con el premio 2013 Gartner Group BPM Excellence Award Winner en la categoría “Most Effective Use of BPM Technology”, ha implantado un proceso de contratación que se comporta según el tipo de cliente y su situación particular, con una gestión industrializada de los documentos consiguiendo un 48% ahorro en el coste operativo, un 18% de ahorro en llamadas salientes y un 126% ROI en los primeros 6 meses.

Implantación de Centros de Eficiencia Operacional, Innovación y Calidad - Modelo de Madurez, Proyectos y Procesos Renato de Laurentiis, Director Ejecutivo. Club-BPM, ha explicado que el Centro de Eficiencia Operacional, Innovación y Calidad (CEOIC) es clave para el éxito en la implantación de la Gestión Empresarial por Procesos (BPM) en cualquier organización, pero no es necesario que esté totalmente constituido desde el inicio del proyecto. El CEOIC tiene como misión “lograr el aumento de la competitividad operacional de la organización a través de la innovación e introducción de mejoras en la gestión, impulsando y ejecutando un programa BPM a corto, medio y largo plazo”.  Y debe estar totalmente fundamentado, proyectado y articulado con el Modelo de Madurez BPM y el Plan Estratégico BPM, el cuál incluye la gestión total e integrada de Proyectos, Acciones y Procesos de la organización.

 

CASO BANCO BBVA: La colaboración, clave para una adecuada Gestión de Riesgos. Atilano Fernández-Pacheco Sánchez-Migallón, Manager IT Lending & Trade Finance Risk de BBVA y Eliseo Martín Castro, BPM PLAN Channel Technical Manager de Cibernos, han explicado el uso de BPM Plan en la gestión de Riesgos de un gran banco como BBVA que exige a una plataforma BPMS la combinación de flexibilidad, adaptabilidad, rápido “time to market” y fácil mantenimiento y economía, todo ello unido a características adicionales de servicio como rigor, inmediatez en la respuesta y un análisis completo. El proceso de Admisión de Riesgos es un proceso complejo, muchos intervinientes, flujos diferentes dependiendo la cuantía de operaciones, país o tipología de cliente. Han diseñado y puesto en producción en tiempo record una Solución  que les permite controlar fácilmente el negocio global, mejorar notablemente la visibilidad de las operaciones en curso, eliminar el intercambio de documentos poco controlados, disponer de procedimientos homogéneos en todo el mundo y adaptarla rápidamente a nuevas necesidades. 

CASO ESADE: Optimización de procesos de compras y de recursos humanos Miquel López, Responsable de Arquitectura y Sistemas de ESADE, ha explicado con detalle cómo aprovechando la implementación de un nuevo ERP apostaron por la integración de servicios trabajando con SOA e incorporaron BPM para el modelado de procesos de compras, recursos humanos y financieros. La implantación de BPM les ha permitido: la descentralización de las compras; tener los procesos documentados; tener propietarios de los procesos; implementar fácilmente las revisiones y los cambios en los procesos; la reducción de costes en compras por la necesidad de aprobación y mejor control; procesos mejorados más ágiles como por ejemplo el proceso de notas de gasto; transparencia y trazabilidad de los procesos, métricas de los tiempos de aprobación, ...; procesos que interactúan con SAP fuera de SAP facilitándose así la personalización de la interfaz de usuario.. en definitiva,  ha permitido a ESADE ser más ágiles, tener mayor conocimiento y control de sus procesos al mismo tiempo que han conseguido reducir costes.

CASO Ministerio de Defensa: BPM optimiza la gestión de personal en el Ejército Español.Ricardo Argüello, Directorde Habber Tec y César Beselga, Consultor Senior BPM de Habber Tec, han compartido cómo la Dirección de Personal del Ejército en el Ministerio de Defensa ha arrancado una iniciativa de orientación a procesos sustentada por la tecnología BPM de IBM. Han diseñado y modelado 119 procesos en la Subdirección de Gestión de la Dirección de Personal del Ejército de Tierra. El proyecto tuvo como principales objetivos reducir los tiempos y las interacciones humanas, e incrementar la visibilidad gerencial y el nivel de servicio en los procesos de RRHH. La implementación ha permitido  una reducción de entre un 30% (procesos con fuerte interacción humana) y un 80% (procesos con alta automatización) en el tiempo de tramitación de os procesos; la utilización de un 20-33% menos de personal para ejecutar los procesos; un control y una visibilidad de tiempos, áreas de mejora, estado de los trámites, cargas de trabajo y KPI específicos de negocio; reducción drásticas (de meses a días) en las curvas de aprendizaje; reducción / eliminación uso de papel; y mejora en la calidad del servicio.

BPM Think & Go Workshop, una metodología ágil para planificar y priorizar el despliegue de Procesos BPM Josep Mª Cos., Director General de Proceedit ha comenzando animando a la audiencia a empezar cuanto antes en BPM, “porque, cuanto más se tarda en empezar, más beneficio (dinero) se pierde cada día que pasa”.  Josep, ha presentado su  metodología ágil y ligera (de unas 30 horas de esfuerzo), pero efectiva, para la  selección y la priorización de procesos a desplegar en la organización. Permitiendo a los directivos funcionales de la organización realizar una exploración de los procesos BPM a desplegar en una organización, a priorizarlos en función de parámetros de esfuerzo y rendimiento, asegurar su viabilidad técnica y justificar su balance coste/beneficio.  Esta metodología parte de la base de intentar conseguir, cuanto antes mejor, los enormes beneficios que se obtienen de la optimización (OPEX), la automatización (BPM-SOA) y la micro-externalización de Procesos (microBPO). Mediante la aplicación de la metodología, una organización va a reflexionar sobre los Procesos de Negocio con los cuales operan, preseleccionarán de entre ellos una Lista Corta de aquellos Procesos que son los más relevantes para su organización y, de entre ellos, escogerán el proceso con más interés por su mayor potencialidad en generar ahorros y su bajo riesgo tecnológico, calculando su balance Coste versus Beneficio para que Dirección pueda decidir su implantación. Se puede leer más en El Libro del BPM 2014 de Club-BPM.