El análisis FODA ayuda a mejorar un proceso de negocio

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Este post lo he publicado primero en alemán en el Blog de Igrafx

Los buenos procesos de negocio son esenciales para ser competitivos. La economía digital actual requiere rediseñar y mejorar nuestros procesos con agilidad y centrarse en cómo nuestra organización podría alcanzar los objetivos estratégicos. De hecho, el éxito en la mejora de un proceso consiste en garantizar que cualquier dinero invertido producirá una ventaja para obtener los objetivos empresariales clave de su empresa.

Albert S. Humphrey en los años 60 creó la técnica FODA (un acrónimo de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas), que se usa generalmente como parte de un proceso de planificación estratégica en el contexto empresarial. El objetivo de este artículo es proporcionar un método para diseñar un informe de una página para analizar un proceso de negocio mediante el análisis FODA. Mi contribución es aplicarla como un buen enfoque para analizar un proceso de negocio, ya que podemos estudiar el proceso “AS-IS” (el estado actual) y el proceso “TO-BE” (el estado futuro)  para decidir las prioridades para mejorarlo.   Este análisis debe implementarse con el desempeño actual del proceso de negocio, los objetivos corporativos estratégicos claros y la retroalimentación de las partes interesadas y los clientes.

¿Cómo funciona?

La metodología consiste en identificar las fortalezas relevantes y las debilidades relacionadas con el proceso "AS-IS", y las oportunidades y amenazas relacionadas con el proceso "TO-BE". El resultado será el análisis FODA de una página del proceso de negocio, donde se encontrarán todos los detalles para facilitar la toma de decisiones de las mejoras que se realizarán en un proceso. Se deberá  haber modelado el proceso de negocio utilizando BPMN (Business Process Model & Notation) y se necesita tener datos relevantes actuales sobre el proceso (KPIs - Key Performance Indicators). Los cuatro cuadrantes de la matriz FODA examinan lo siguiente:

1.  Sobre el modelo “AS-IS” del proceso de negocio:

Fortalezas:

¿Cuáles son los mejores rendimientos actuales del proceso de negocio alineado con los objetivos estratégicos y cuáles son los beneficios del proceso? Los KPI habituales se basan en las siguientes cuatro métricas fundamentales:

·       Tiempo: que mide la duración de un proceso

·       Coste: que mide el valor económico asociado con un proceso, en términos del coste de recursos requerido para completar el proceso, y el coste de oportunidad, que es el valor que se pierde si no se obtiene una salida resultante

·       Capacidad: el volumen viable que un proceso puede producir.

·       Calidad: satisfacción, variación y la tasa de error o defecto.

Debilidades:  

¿Cuáles son las desventajas actuales del proceso de negocio en términos de fallos, ineficiencias, problemas ...? Para encontrarlos, es posible aplicar métodos de mejora continua de procesos como la Teoría de las Limitacions (TOC Theory of Constraints – para detectar limitaciones o cuellos de botella), Six Sigma (para eliminar la variabilidad y el desperdicio) y Lean (para eliminar todo aquello que no aporte valor en el proceso productivo.).

2. Sobre el modelo “TO-BE” del proceso de negocio:

Oportunidades:

¿Cómo mejorar el proceso de negocio? Para esto, se pueden obtener comentarios y sugerencias de las partes interesadas y los clientes, se puede estudiar las debilidades para evaluar qué acciones correctivas aplicar, se puede analizar qué automatización se podría hacer (por ejemplo, RPA – Robotic Process Automation- para automatizar tareas repetitivas y rutinarias que se puede resolver sin un ser humano) y qué tecnologías disruptivas podrían aplicarse (por ejemplo, Machine Learning).

Amenazas:

¿Qué incertidumbre y obstáculos tengo que controlar? ¿Qué eventos podrían causar problemas al proceso de negocio? La gestión de riesgos es necesaria para controlar la incertidumbre de un proceso de negocio. Se deben estudiar los patrones actuales, las tendencias, las dependencias ... para poder evaluar cómo afectarán a su negocio y cómo ser proactivos y no reactivos.

Una vez que haya completado los cuatro cuadrantes en el análisis FODA de una página, probablemente necesite utilizar la técnica de simulación de procesos para detectar el posible comportamiento del proceso si aplica las oportunidades para mejorarlo; por lo tanto, puede decidir qué mejoras de procesos de negocio implementar, cómo y cuándo, de acuerdo con sus prioridades, criterios, objetivos estratégicos y presupuesto. Pero recuerde, solo tiene que mejorar los procesos cuando necesite resolver problemas que puedan dañar el éxito de sus objetivos corporativos estratégicos.