#GuruBIO: Iván Illich (Ley de Illich) "Después de pasar un determinado número de horas trabajando, la productividad empieza a descender de manera significativa"

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Iván Illich fue un pedagogo y ensayista mexicano de origen austríaco, con  viva curiosidad humanística, cursó estudios superiores de Teología y Filosofía en la Universidad Pontificia Gregoriana de Roma, y completando su rica formación académica en la Universidad de Salzburgo. La tesis fundamental que alienta todos sus libros afirma que ninguna de las instituciones tradicionales de la sociedad industrial se adecua a las necesidades reales del mundo actual, por lo que es necesaria una revisión de todas ellas. Se hizo famoso cuando publicó su libro “La sociedad desescolarizada”, en el que hacía una fuerte crítica al sistema educativo. Siempre promovió el autoaprendizaje como medio para formarse y la conversación como herramienta para fomentar el análisis.

 

Ley de Illich

En el año 1980, formuló la Ley de Illich. Era maestro en la Universidad Estatal de Pensilvania y después de varios estudios llegó a una conclusión que se expresa de la siguiente manera: “Después de un cierto número de horas , la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.  Es decir, nos habla de un “umbral de la productividad negativa”, un punto a partir del cual nos empieza costar mantener la atención y empezamos a encadenar errores. O sea, trabajar más tiempo no está asociado linealmente con una producción mayor. De hecho, ocurre todo lo contrario: el exceso de horas de trabajo puede producir una saturación que lleve a la persona al bloqueo total. 

Esta observación se basa en la idea de que los seres humanos tienen límites naturales en referencia a cuánto pueden mantener un nivel alto de concentración y energía productiva en el trabajo.

Solución: aplicar Regla de las 2 horas, Regla de los 52 minutos o Técnica de Pomodoro

La cantidad exacta de tiempo antes de que la productividad disminuya puede variar según la persona y la naturaleza del trabajo, pero se han sugerido diferentes técnicas con la idea de que las personas trabajen de manera más eficiente cuando se dividen en períodos de trabajo concentrado y pausas regulares. Varias técnicas de gestión del tiempo se pueden aplicar: para aumentar la productividad y la concentración durante el trabajo:

• La "Regla de las 2 horas", que sugiere dividir tu día de trabajo en bloques de 2 horas, dedicando cada bloque a una tarea específica, y descansando (para despejar la mente) 15 minutos antes del siguiente bloque.
• La "regla de los 52 minutos" es una técnica de gestión del tiempo que se utiliza para aumentar la productividad y mantener un alto nivel de concentración en el trabajo. La regla sugiere que debes trabajar de manera concentrada durante 52 minutos y luego tomar un breve descanso de unos 17 minutos. Proviene de un estudio elaborado por la organización letona Draugiem Group (que agrupa a varias startups) detectó que una larga jornada no mejora tu rendimiento. Lo que realmente importa, dice la investigación, es cómo divides el tiempo de trabajo y la estructura que le das al desarrollo de tus tareas. 
• La técnica Pomodoro es un método de gestión de tiempo creado en 1980 por Francesco Cirillo, que sugiere trabajar en intervalos (denominados  "pomodoros") de 25 minutos, sin interrupción ni distracciones, y añadir tiempos de descanso de 5 minutos. Indica que  una vez cumplidos cuatro de ellos se pueden hacer pausas prolongadas de entre 15 a 30 minutos, siempre y cuando se hayan completado los primeros cuatro intervalos de trabajo consecutivos.  La idea le surgió a Cirillo mientras cursaba la universidad y medía su tiempo con un temporizador en forma de tomate.

La paradoja del “lavavajillas” en los procesos empresariales

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En mis años de consultor, me he encontrado y me sigo encontrando muchísimas situaciones, que se plantean habitualmente de manera diaria en el hogar con el lavavajillas. Yo he tenido una lucha siempre con mi familia en que se rellenará el lavavajillas ordenado, porque una acción que conlleva unos segundo más, implica que en el momento de desalojar  el lavavajillas para colocar la vajilla y los cubiertos en su sitio, se ahorran muchos minutos. En el mundo empresarial, ocurre lo mismo, lo que yo llamo la paradoja del "lavavajillas": ¿Cómo llenar el lavavajillas de manera desordenada u ordenada?

ANÁLISIS

Si se hace un análisis de la ventaja de colocar el lavavajillas de manera ordenada o desordenada puede depender de varios factores, como la eficiencia en la limpieza, la capacidad del lavavajillas y la comodidad personal.  Podemos nombrar diferentes ventajas de ambas opciones: 

•  Ventajas de colocar el lavavajillas de manera ordenada: 

1. Limpieza más eficiente: Cuando colocas los platos, vasos y utensilios de manera ordenada, es más probable que el agua y el detergente lleguen a todas las superficies de los objetos, lo que resulta en una limpieza más efectiva. 
2. Más capacidad: Organizar los elementos de manera ordenada puede maximizar la capacidad del lavavajillas, permitiéndote lavar más platos y utensilios en un solo ciclo. Esto implica un ahorro de costes y tiempo porque podremos lavar más por menos gasto de uso del lavavajillas en funcionamiento.
3. Facilita el desalojo: Al final del ciclo, será más fácil y rápido retirar los platos limpios y colocarlos en su lugar correspondiente si están organizados. Esto implica un ahorro de tiempo en el proceso siguiente a la finalización del lavado, la colocación de la vajilla y cubiertos limpios.
4. Menos riesgo de roturas: Colocar objetos frágiles, como copas de vino, en las hileras adecuadas y sujetarlos adecuadamente puede reducir el riesgo de roturas durante el ciclo de lavado.  Esto implica un control de calidad y el ahorro que supone no tener que comprar nuevos platos o vasos.

•  Ventajas de colocar el lavavajillas de manera desordenada: 

1. Rapidez: Si no tienes tiempo para organizar cada elemento cuidadosamente, puedes cargar el lavavajillas de manera desordenada y completar el ciclo más rápidamente. Esto implica un ahorro a corto plazo de tiempo, pero que ocasionará un gasto mayor de tiempo para la actividad de desalojo y colocación del lavavajillas limpio.
2. Flexibilidad: Puedes cargar objetos de diferentes tamaños y formas de manera más rápida y sin preocuparte por encontrar el lugar perfecto para cada uno. Esto implica efectividad en la consecución del objetivo de colocar algo para lavar, pero no mide si es eficaz para la siguiente tarea. Los objetos colocados de cualquier forma podrían  obstruir los brazos rociadores y que el detergente pueda distribuirse de manera efectiva.
3. Menos estrés y tedio: Para algunas personas, la idea de organizar los objetos en el lavavajillas puede ser una tarea tediosa y estresante. Cargarlo de manera desordenada puede ser menos frustrante. Esto implica, que es necesario reflexionar qué obstáculos provocan las excesivas reglas, normas, procedimientos, informes, reuniones... que hay en muchos procesos empresariales

En última instancia, la elección de cargar el lavavajillas de manera ordenada o desordenada depende de las preferencias personales y de las circunstancias en un momento dado. Y la repercusión puede no ser un desastre para la familia, aunque habría que pensar el impacto en la economía familiar, si la opción desordenada implica 2 lavados adicionales a cada lavado si se ordenase. Pero en una organización, cada tarea, cada proceso... puede tener un impacto en otras tareas, en otros procesos... y lo más importante, un impacto negativo o positivo en la consecución de los objetivos estratégicos.

Imaginemos que tenemos que distribuir la mercancía que vamos preparando durante la semana a diferentes clientes. Podríamos ir colocando en el camión de distribución la mercancía según se va consiguiendo preparar,  o bien, esperar a introducir toda la mercancía en el camión teniendo en cuenta la ruta de reparto. El sentido común, nos indica que la segunda opción facilitará el reparto. 

COROLARIO

La ejecución de una tarea o un proceso puede ser óptimo según se perciba su resultado y dependiendo de quién y cómo se realice el análisis. En la Gestión Por Procesos, se busca tener un análisis más holístico y que cada acción y cada proceso facilite la siguiente acción o los procesos implicados a la mejor eficiencia y eficacia. En la paradoja, una carga ordenada del lavavajillas provocará ahorro de tiempos en el desalojo y colocación de la vajilla y los cubiertos limpios, menos roturas (calidad y menor costes). Pensemos entonces la repercusión de las tareas y los procesos empresariales.