El filósofo Aristóteles desarrolló la teoría de las causas (conocida como "cuatro causas de Aristóteles") para explicar el funcionamiento y la comprensión de los fenómenos naturales y los objetos. Cada una de estas causas proporciona una perspectiva diferente para entender por qué algo es como es, por lo que se pueden aplicar a la mejora de procesos empresariales para proporcionar una comprensión más profunda y completa de cómo funcionan y cómo pueden mejorarse los procesos de negocio.
Veamos las cuatro causas y cómo se pueden aplicar cada una al contexto de la mejora de procesos:
1. Causa Material: De qué está hecho. Esta se refiere a la sustancia o material del cual está hecho un objeto. En otras palabras, se trata de la materia de la que está compuesta una cosa. Por ejemplo, la causa material de una mesa de madera es la madera misma.
Aplicar a la mejora de Procesos:
- Identificar los materiales y recursos utilizados en el proceso. Esto podría incluir el hardware, software, datos, materiales físicos y recursos humanos necesarios para llevar a cabo el proceso.
- Evaluar la eficiencia y la calidad de los materiales y recursos utilizados. ¿Son adecuados para el propósito? ¿Pueden mejorarse o sustituirse por alternativas más eficientes?
- Considerar cómo se gestionan y se utilizan los recursos en el proceso para optimizar su uso y minimizar el desperdicio. Considerar cómo se consiguen y si puede haber carencias en el suministro que imposibiliten el flujo del proceso.
2. Causa Formal: Cuál es su diseño. La causa formal se relaciona con la forma, la idea o la estructura de un objeto, es decir, su diseño o patrón. Describe la esencia o la identidad del objeto. En el caso de una mesa, la causa formal incluiría su diseño particular, como su forma, tamaño y estilo.
Aplicar a la mejora de Procesos:
- Definir claramente el diseño y la estructura del proceso. Esto implica la documentación detallada de los pasos, flujos de trabajo, roles y responsabilidades.
- Evaluar si el diseño del proceso es adecuado para alcanzar los objetivos deseados. ¿El proceso se ajusta a las necesidades de la empresa y a las expectativas de los clientes? ¿Satisface el cumplimiento normativo aplicando los procedimientos e instrucciones de trabajo?
- Identificar oportunidades para rediseñar el proceso con el fin de mejorar la eficiencia, eficacia, efectividad y la calidad. Esto podría incluir la simplificación de pasos innecesarios o la automatización de tareas repetitivas.
3. Causa Eficiente: Cómo se hace. Esta causa se refiere al agente o proceso que dio lugar a la existencia del objeto o fenómeno. Es la causa que explica cómo y por qué algo ha sido producido. Es decir, la acción que provoca la existencia de algo. Por ejemplo, la causa eficiente de una mesa de madera podría ser un carpintero que la construyó.
Aplicar a la mejora de Procesos:
- Analizar quiénes son los agentes o partes involucradas (roles y personas) en la ejecución del proceso. Esto podría incluir a los empleados, equipos, sistemas y proveedores que contribuyen al proceso.
- Evaluar cómo se lleva a cabo el proceso y los factores que influyen en su desempeño. ¿Existen cuellos de botella, retrasos o ineficiencias en la ejecución?
- Identificar oportunidades para optimizar el proceso mediante la eliminación de obstáculos, la mejora de la coordinación entre las partes involucradas y la implementación de mejores prácticas. ¿Cómo se asignas los recursos a los diferentes roles que ejecutan cada tarea del proceso? ¿Tienen la formación adecuada?
4. Causa Final: Por qué existe. La causa final se refiere al propósito, la razón o la finalidad de un objeto o fenómeno, es decir, para qué o por qué existe. En otras palabras, se trata de la razón por la que algo fue creado o para qué se utiliza. En el caso de una mesa, la causa final podría ser proporcionar un lugar para comer o trabajar.
Aplicar a la mejora de Procesos:
- Definir claramente los objetivos y metas del proceso (Modelo Conceptual del Proceso: Misión y Visión del Proceso). ¿Cuál es el propósito fundamental del proceso (Misión) y qué se espera lograr con su ejecución (Visión)?
- Evaluar si el proceso está cumpliendo sus objetivos y si está contribuyendo a los resultados deseados de la empresa. ¿Está generando el valor esperado?
- Establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) y métricas para medir el éxito del proceso y ajustarlos según sea necesario para alinearlos con los objetivos de la organización.
Estas cuatro causas son una parte importante de la filosofía aristotélica y se utilizan para analizar y comprender el mundo que nos rodea desde diferentes perspectivas. Aristóteles creía que, al comprender estas causas, podíamos obtener un conocimiento más completo y profundo de los fenómenos naturales y los objetos. Al aplicar las cuatro causas de Aristóteles a la mejora de procesos, puedes obtener una visión más completa de cómo opera el proceso, desde los recursos utilizados hasta su propósito final. Esto te ayudará a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas para optimizar la eficiencia y la efectividad de tus operaciones empresariales.
