#GuruBIO: Edward de Bono: ¿Cómo aplicar su Teoría de los 6 Sombreros en la mejora de procesos?

 

La técnica de los "6 sombreros para pensar" de Edward de Bono es una herramienta de pensamiento que puede ser muy útil para Business Process Management (BPM) y la mejora continua de los procesos en una organización. Esta técnica ayuda a analizar problemas y tomar decisiones desde diferentes perspectivas, lo que puede facilitar la madurez en la orientación por procesos y el cumplimiento de los objetivos estratégicos corporativos. 

A continuación se aplica cada uno de los 6 sombreros a BPM aplicado a un ejemplo. Imaginemos para el ejemplo que se considera un objetivo estratégico corporativo de mejorar la eficiencia operativa en un 20% dentro de los próximos 12 meses:

1. Sombrero Blanco (Hechos y datos): 

Qué: Recopilar y analizar datos sobre los procesos actuales de la organización. 

Cómo: Realizar auditorías de procesos, utilizar herramientas de análisis de datos y KPI (Key Performance Indicators) para medir el rendimiento de los procesos. 

Por qué: Obtener una visión objetiva de la situación actual, identificar ineficiencias y oportunidades de mejora basadas en hechos concretos. 

Ejemplo: 

* Análisis de datos: Identificar los procesos con mayores retrasos o ineficiencias. 

* KPIs: Definir KPIs clave para medir la eficiencia operativa, como el tiempo de ciclo y la tasa de error. 

2.Sombrero Rojo (Emociones e intuición): 

Qué: Considerar las emociones, intuiciones y percepciones de los empleados respecto a los procesos actuales. 

Cómo: Realizar encuestas de satisfacción, focus groups y entrevistas con los empleados para captar sus sentimientos y percepciones. 

Por qué: Entender cómo se sienten los empleados respecto a los procesos puede revelar problemas ocultos y generar ideas de mejora que no se basan solo en datos duros. 

Ejemplo: 

*  Encuestas de satisfacción: Preguntar a los empleados cómo se sienten respecto a los procesos actuales y qué cambios creen que serían beneficiosos. 

* Intuiciones: Tomar en cuenta las intuiciones de los líderes de equipo sobre posibles áreas de mejora. 

3. Sombrero Negro (Crítica y cautela): 

Qué: Identificar posibles riesgos y problemas asociados con los procesos actuales y con las propuestas de mejora. 

Cómo: Realizar un análisis DAFO (Debilidades y Amenazas, Fortalezas, Oportunidades), evaluar riesgos potenciales y considerar las peores situaciones posibles. 

Por qué: Prever problemas y planificar mitigaciones para evitar que las mejoras propuestas causen efectos adversos. 

Ejemplo: 

* Análisis de riesgos: Evaluar los riesgos de implementar cambios en los procesos, como la resistencia al cambio o interrupciones operativas. 

* Plan de mitigación: Desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos. 

4. Sombrero Amarillo (Optimismo y beneficios): 

Qué: Enfocarse en los beneficios y las oportunidades que pueden surgir de la mejora de los procesos.

Cómo: Identificar y evaluar los beneficios potenciales de cada propuesta de mejora, como la reducción de costos, aumento de la eficiencia y mejora de la calidad. 

Por qué: Mantener una perspectiva positiva y motivadora que facilite la aceptación y el impulso de las mejoras en toda la organización. 

Ejemplo: 

* Beneficios esperados: Identificar los beneficios de las mejoras propuestas, como la reducción de costos operativos y el aumento de la productividad. 

* Motivación: Comunicar estos beneficios para motivar a los empleados y obtener su apoyo. 

5. Sombrero Verde (Creatividad y nuevas ideas): 

Qué: Generar ideas innovadoras y soluciones creativas para la mejora de los procesos. 

Cómo: Organizar sesiones de brainstorming, aplicar técnicas de pensamiento lateral y fomentar un ambiente de creatividad. 

Por qué: Las soluciones innovadoras pueden llevar a mejoras significativas y a la creación de procesos más eficientes y efectivos. 

Ejemplo: 

* Sesiones de brainstorming: Reunir a equipos multifuncionales para generar ideas innovadoras sobre cómo mejorar los procesos. 

* Pensamiento lateral: Fomentar la exploración de soluciones no convencionales. 

6. Sombrero Azul (Control y organización): 

Qué: Dirigir y coordinar el proceso de mejora continua, asegurando que todas las perspectivas se consideren y que se sigan los pasos adecuados. 

Cómo: Establecer un plan de acción claro, asignar responsabilidades, definir plazos y asegurar la comunicación efectiva entre todos los involucrados. 

Por qué: Garantizar que el proceso de mejora se ejecute de manera ordenada y que se alcancen los objetivos estratégicos de la organización. 

Ejemplo: 

* Planificación: Crear un plan de acción detallado con plazos y responsables. 

* Monitoreo: Establecer mecanismos de monitoreo y control para seguir el progreso de las mejoras y hacer ajustes según sea necesario.

Aplicar los 6 sombreros de Edward de Bono a BPM facilita una visión completa y equilibrada del proceso de mejora continua, ayudando a la organización a madurar en su orientación por procesos y a cumplir con sus objetivos estratégicos de manera más efectiva.

CITA 

“La creatividad implica romper con los patrones establecidos para mirar las cosas de una manera diferente.” 

Aplicar la cita con la técnica de los 6 sombreros en el contexto de la mejora de un proceso o su reingeniería implica analizar el proceso desde diferentes perspectivas para innovar y optimizarlo. Aquí se explica cómo se puede hacer considerando a siguiente situación ejemplo: una empresa de manufactura desea mejorar su proceso de producción para reducir costos y aumentar la eficiencia.

1. Sombrero Blanco (Hechos y datos): 

Qué: Reunir y analizar todos los datos y hechos relacionados con el proceso de producción actual. Cómo: Evaluar los tiempos de producción, costos, tasas de defectos y otros KPI relevantes. Recopilar información sobre las mejores prácticas en la industria. 

Por qué: Obtener una visión objetiva de dónde se encuentran las ineficiencias y los cuellos de botella.

Ejemplo Aplicado: Datos indican que el tiempo de inactividad de las máquinas es un X% mayor que el promedio de la industria. Identificar los pasos del proceso que consumen más tiempo y recursos.

2. Sombrero Rojo (Emociones e intuición): 

Qué: Considerar las emociones e intuiciones de los empleados que participan en el proceso. 

Cómo: Realizar entrevistas y encuestas para captar cómo se sienten los empleados respecto al proceso actual. Considerar intuiciones sobre posibles mejoras. 

Por qué: Entender las motivaciones y preocupaciones puede revelar problemas ocultos y generar ideas valiosas.

Ejemplo Aplicado: Los empleados sienten frustración debido a frecuentes fallos en el equipo, lo que sugiere la necesidad de mejoras en el mantenimiento. 

3. Sombrero Negro (Crítica y cautela): 

Qué: Evaluar los posibles riesgos y problemas asociados con la reingeniería del proceso. 

Cómo: Identificar los riesgos potenciales de implementar cambios, como interrupciones en la producción. Considerar las peores situaciones posibles y sus consecuencias. 

Por qué: Anticipar problemas y planificar mitigaciones para evitar impactos negativos.

Ejemplo Aplicado: Riesgo de que la nueva maquinaria no se integre bien con el software existente. Planificación de contingencias para posibles interrupciones durante la implementación de mejoras. 

4. Sombrero Amarillo (Optimismo y beneficios): 

Qué: Enfocarse en los beneficios y las oportunidades que puede traer la mejora del proceso. 

Cómo: Identificar y evaluar los beneficios potenciales, como la reducción de costos y el aumento de la productividad. 

Por qué: Mantener una perspectiva positiva que motive y justifique la implementación de cambios.

Ejemplo Aplicado: Mejora de un Y% en la eficiencia de la producción esperada al actualizar el equipo. Reducción significativa de los costos operativos debido a menores tiempos de inactividad. 

5. Sombrero Verde (Creatividad y nuevas ideas): 

Qué: Generar ideas innovadoras y enfoques creativos para la mejora del proceso. 

Cómo: Organizar sesiones de brainstorming con equipos multifuncionales. Utilizar técnicas de pensamiento lateral para explorar soluciones no convencionales. 

Por qué: Desarrollar soluciones innovadoras que puedan ofrecer mejoras significativas y diferenciación.

Ejemplo Aplicado: Propuesta de implementar un sistema de mantenimiento predictivo basado en IoT para reducir fallos. Experimentar con métodos de producción just-in-time para minimizar inventarios y reducir costos. 

6. Sombrero Azul (Control y organización): 

Qué: Planificar y coordinar el proceso de reingeniería de manera efectiva. 

Cómo: Establecer un plan de acción detallado con cronogramas, responsables y recursos necesarios. Asegurar la comunicación efectiva entre todos los involucrados. 

Por qué: Garantizar que el proceso de mejora se ejecute de manera organizada y que se alcancen los objetivos estratégicos. 

Ejemplo Aplicado: Crear un equipo de proyecto para supervisar la reingeniería del proceso. Definir hitos clave y realizar reuniones de seguimiento regulares para monitorear el progreso. 

Resumen Aplicando la frase "La creatividad implica romper con los patrones establecidos para mirar las cosas de una manera diferente." con los 6 sombreros de Edward de Bono, se puede abordar la mejora de un proceso o su reingeniería de manera completa y equilibrada: 

Sombrero Blanco: Analizar datos y hechos para entender objetivamente el proceso actual. 

Sombrero Rojo: Considerar emociones e intuiciones para captar percepciones y sentimientos. 

Sombrero Negro: Evaluar riesgos y problemas potenciales para anticipar desafíos. 

Sombrero Amarillo: Enfocar en beneficios y oportunidades para motivar cambios. 

Sombrero Verde: Generar ideas creativas e innovadoras para desarrollar soluciones únicas. 

Sombrero Azul: Planificar y coordinar el proceso de manera efectiva para asegurar el éxito de la mejora. 

Esta metodología permite abordar la mejora del proceso de manera estructurada, considerando   las 6 perspectivas y asegurando que las soluciones propuestas sean viables, beneficiosas y bien implementadas.