BPMtips.com ha preguntado a más de 30 expertos sobre sugerencias para comenzar a usar Robotic Process Automation y los principales errores más comunes. Puedes leer todas las aportaciones d elos expertos en BPMtips.com y en BPM.com
Y aquí tienes mis respuestas:
¿Qué sugerirías a una empresa que quiere empezar a usar Robotic Process Automation?
En primer lugar, es importante diferenciar entre RPA (Robotic Process Automation) y BPM (Business Process Management), porque ambas disciplinas buscan la automatización de procesos, pero son complementarias. La tecnología RPA juega y jugará un papel importante en BPM, desde la automatización de tareas repetitivas que pueden ser reemplazadas por un robot (software, hardware o ambos). RPA se basa en nociones de robots de software que replican las acciones de un ser humano interactuando con una interfaz de usuario con una computadora, lo que puede beneficiar a BPM al optimizar un proceso transversal de la organización, tomando la orquestación de todos los robots involucrados en un proceso.
El analista Grand View Research, Inc. dice que se espera que el mercado global de RPA alcance los USD 8,75 billones en 2024 y que RPA está emergiendo como una tecnología de interrupción con capacidades de proporcionar beneficios tales como mayor precisión, cumplimiento, ahorro de costos y escalabilidad. Las empresas que quieren empezar a usar RPA pueden estar seguros de que las organizaciones están implementando cada vez más estas soluciones. Y otro factor importante es que se estima que RPA cueste solo un tercio de la mano de obra.
Cuando una empresa modela un proceso mediante BPA (Business Process Analysis) puede identificar procesos o subprocesos con altos volúmenes diarios de tareas repetitivas y de bajo valor añadido que son realizadas por empleados, tareas que deben ser reemplazadas por la ejecución de la tecnología RPA para obtener seguridad y capacidad de respuesta, para reducir errores y ahorrar tiempo y dinero. Y ahora el uso de la Inteligencia Artificial (machine learning) en RPA permite adaptarse a diferentes circunstancias y tomar decisiones sobre el proceso automatizado que permite una mayor adaptabilidad.
¿Cuáles son los errores más comunes que se ven al implementar RPA?
Muchos de los problemas en la implementación de BPM son comunes en la implementación de RPA, pero RPA tiene muchos problemas cuando la implementación no sigue un ciclo de mejora continua, ya que se requiere para controlar los impactos de cualquier cambio en un proceso e incluso cualquier cambio en la estrategia de la empresa que requiere una modificación de procesos, sistemas, aplicaciones ... que podría ser controlada por las herramientas de Arquitectura Empresarial.
En la implementación de RPA, existen importantes dependencias entre sistemas, datos y aplicaciones, por lo que debemos estar seguros de que cualquier cambio en un sistema, en la tabla de datos o en la liberación de cualquier aplicación puede crear un problema en el proceso automatizado.
La fase de creación es muy crítica, y se requiere hacer suficientes pruebas con todos los posibles escenarios para comprobar que el proceso automatizado funciona bien, porque si el proceso en sí es defectuoso el RPA va a formalizar los errores. Por favor, ejecute primero un proyecto piloto y demuestre claramente la correcta ejecución y el correcto desempeño (es importante controlar las métricas antes de la automatización y después).
Otro error común es la documentación (problema similar a la programación de aplicaciones), si el RPA no está bien documentado con toda la definición del proceso y el "mateo" en detalle será difícil hacer cambios y preguntar cómo funciona. Así que todos tienen que estar completamente documentados y registrados (requisitos, definición de procesos, solicitudes de cambio, métricas, errores, lanzamientos, excepciones ...).
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