LA IMPORTANCIA DE BPM (Gestión por Procesos) EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

Las administraciones públicas no tienen la presión competitiva que las empresas privadas, pero los ciudadanos demandan más efectividad en los servicios.

BPM, la Gestión Por Procesos,  es importante para todas las Administraciones Públicas para:

1.- Conseguir la Excelencia del Servicio Público:

• Descubrir las ineficiencias de los procesos
• Mejorar la calidad de los procesos de principio a fin
• Incrementar la efectividad
• Medir, evaluar y controlarlos procesos identificando puntos críticos y soluciones de mejora continua.
• Prevenir posibles errores   

2.- Satisfacer a los Ciudadanos:

• Facilitar los trámites de los ciudadanos con las AA.PP.
• Mejorar los servicios a los ciudadanos
• Desarrollar el e-Gobierno (Gobierno Electrónico) o la  e-Administración (Administración Electrónica- Ventanilla Unica  para el Servicio completo al Ciudadano a través de Internet),
• Analizar el impacto al ciudadano de los cambios a implantar en los procesos

3.- Cumplir con las Leyes y Normativas:

• Responder con agilidad a la nueva legislación
• Asegurar el cumplimiento de la ley ante el crecimiento continuo de normativas que regulan las gestiones de la Administración
• Tener agilidad y flexibilidad para adaptarse a los cambios legislativos
• Ejecutar obligatoriamente los procedimientos conforme a las normativas

4.- Obtener ahorros de costes:

• Ahorro de tiempos de resolución.
• Ahorros financieros.
• Ahorros de Recursos
• Ahorro de Papel al utilizar Expedientes electrónicos
• Controlar los silencios administrativos para que evitar pérdidas económicas
• Racionalizar las estructuras organizativas y el establecimiento de sus funciones.
• Estandarizar procesos en todas las Administraciones Públicas evitando redundancias

5.- Mejorar la Productividad:

• Conseguir la mejora del rendimiento de los recursos que participan en los procesos para obtener los objetivos deseados.
• Redirigir a los funcionarios a actividades de mayor valor
• Tomar decisiones más rápidas y adecuadas con información de cada proceso en tiempo real
• Combinar correctamente personas, procesos y tecnología para mejorar la productividad y el valor de cualquier operación, reduciendo los costes al nivel deseado.
• Disponer de la capacidad para lograr los mejores resultados en términos de calidad, servicio, satisfacción, rentabilidad y productividad, empleando los recursos adecuados, racionalizando y simplificando los procesos y controlando el gasto.
• Enfocar el trabajo de los recursos humanos evitando malos resultados.
• medir la productividad de los servicios y funcionarios
• Crear procesos independientes de las personas que los ejecutan, consiguiendo continuidad y solidez.
• Aumentar los niveles de productividad y competitividad a través de la automatización y gestión de los procesos.
• Aumentar la productividad al detectar y corregir el uso ineficiente de los recursos (tiempos muertos, cuellos de botella…)
• Homogenizar las actividades en el desempeños de las funciones de cada puesto de trabajo

6.- Mejorar la Comunicación:

• Mejorar la colaboración y coordinación entre distintos entes administrativos
• Automatizar flujos de trabajo entre diferentes organizaciones públicas
• Mejorar la visibilidad de la situación de los expedientes
• Seguimiento total de los procesos administrativos abiertos
• Compartir y unificar información
• Permitir integrar y articular los Sistemas de Información con los Procesos.

7.- Controlar los Riesgos

• Minimizar los riesgos operativos
• Controlar la utilización de los presupuestos
• Conseguir una trazabilidad completa de las actividades ofreciendo un control absoluto de lo que ocurre y queremos que ocurra en cada proceso, evitando el uso corrupto
• Facilitar la adopción y el cumplimiento de los presupuestos y los tiempos de ejecución, permitiendo tomar acciones preventivas o correctivas en el momento oportuno.
• Control del fraude para evadir impuestos
• Asegurar la privacidad y seguridad en todos los niveles de interacción

8.- Valorar el servicio

• Monitorizar indicadores relevantes que permitan medir la eficiencia y eficacia de los servicios al ciudadano
• Medir la Productividad de los procesos alineada a los objetivos estratégicos
• Medir la utilización de recursos
• Medir los tiempos de ejecución y respuesta
• Medir los beneficios de los procesos cara a los ciudadanos