CASO RPA: Columbus automatiza la generación de reportes financieros con RPA de Helpsystems

SECTOR:  Financiero

PAÍS: México

EMPRESA: 

Columbus, compañía de asesores patrimoniales especializados en la administración de portafolios de inversión de personas físicas y jurídicas con más de 3.000 clientes, tanto personas físicas como empresas. 

RETOS:

1. La pérdida de tiempo que conlleva realizar tareas manuales y repetitivas (como extracciones de información, actualización de bases de datos, carga de información, etc.) de forma periódica, en los que intervienen profesionales de diversas áreas, y tienen como destinatarios tanto a personal interno como personas ajenas a la empresa.
2. La necesidad de evitar errores manipulando información.área de Contabilidad: realizaban muchas descargas y manipulaciones de datos de formatos Excel y PDF para reportes, y este esfuerzo manual y repetitivo les demandaba demasiado tiempo.  

SOLUCIÓN:

Automate Plus de Helpsystems

RESULTADOS:

• Optimización con RPA de +50 workflows de generación y envío de reportes periódicos, personalizados, a más de 1.000 clientes.
• Generación automática de reportes críticos periódicos con información de mercado.Automate toma información y métricas desde diferentes aplicaciones, las analiza y elabora un reporte completo (números, gráficos, rendimiento de activos, y más, según cada caso).
• Automatización de reportes manuales de inicio del día (que consiste en cargar decenas de datos bursátiles desde distintos sistemas financieros, descargarlos en carpetas específicas y ejecutar macros para actualizar archivos internos) y de cierre del día (proceso de 30 minutos diarios que consiste en tomar datos de diferentes aplicaciones de todas las operaciones diarias, cargarlos al sistema y ejecutar un proceso interno). Al igual que el reporte de inicio, éste se hacía de forma manual antes de la implementación de Automate, pero ahora se hace de forma automática, ahorrando tiempo, recursos y reduciendo errores humanos a cero. 
• Reducción de tiempo: "Algunos de los procesos automatizados tomaban 10 a 15 minutos por día, otros demandaban dos o tres horas por día, y algunos ni siquiera podían llegar a hacerse debido a su complejidad” comenta Carlos Casio, Analista Financiero y Desarrollador VBA, Columbus. 
• El uso de la solución RPA ya se extendió desde el área de Contabilidad a otras áreas de Columbus, como Inversiones, Back Office, Atención al cliente, Promoción institucional e Inteligencia de Procesos.  

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Fuente: Helpsystems