Informe de Forrester sobre la adopción de Process Mining basado en una encuesta a 818 decisores en todo el mundo

El analista independiente Forrester, ha recibido un encargo del fabricante Celonis, para realizar una encuesta a los tomadores de decisiones de empresas de todo el mundo durante los meses de septiembre y octubre de 2021. Forrester ha publicado el informe resultado de esa encuesta a 818 decisores, titulado: "Trends in Process Improvement and Data Execution" (Tendencias en la mejora de procesos y ejecución de datos), con el subtítulo: "cómo las organizaciones están mejorando los procesos y convirtiendo los datos de procesos en acciones en tiempo real".

INFOGRAFÍA ANIMADA DEL ESTUDIO

El estudio encontró que los líderes empresariales están recurriendo a la minería de procesos para entregar datos y descubrir información sobre cómo opera su negocio. Estos conocimientos les ayudan a comprender y mejorar la ejecución de una compleja red de procesos que impulsan a su empresa. Estos incluyen la cadena de suministro y los procesos de servicio al cliente que funcionan en una amplia gama de sistemas, como la planificación de recursos empresariales, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de servicios de tecnología de la información, las hojas de cálculo y más.

Los hallazgos también muestran una variedad de problemas de negocio que se crean cuando las empresas carecen de información sobre cómo se ejecutan sus procesos, incluido el aumento de los costos, la disminución de la eficiencia, la pérdida de nuevas oportunidades comerciales, la menor productividad, las altas tasas de rotación de empleados, los KPI perdidos, la pérdida de ingresos, menor satisfacción de clientes y empleados, así como pérdida de visión estratégica.

“Las ineficiencias de los procesos son los asesinos silenciosos en las empresas y no se pueden ver sin la minería de procesos”, dijo Wil van der Aalst, científico jefe de Celonis y llamado "padre" de Process Mining. “Cuando se observan ineficiencias en los procesos y se arreglan, aumenta el rendimiento del negocio, así como la flexibilidad para entender y reaccionar ante las interrupciones del negocio, la inflación, las pandemias y los requisitos de sostenibilidad”. La encuesta reveló que… “Más que nunca, las organizaciones tienen la tarea de ejecutar procesos cada vez más complejos. El arte de la simplificación, un principio de negocio útil en teoría, ha evolucionado, para muchas empresas, hacia la resolución de problemas mediante la adición, no la sustracción, de tecnologías. Para otros, ha significado lanzar automatización en procesos complejos, solo para ver que la falta de ajuste conduce a resultados decepcionantes. Para optimizar el rendimiento empresarial, las empresas deben identificar rápida y objetivamente las ineficiencias de los procesos y recopilar conocimientos en tiempo real de su funcionamiento interno a escala para cumplir los objetivos de la empresa y competir con éxito”.

Hallazgos del Estudio

• El 61 % de los responsables de la toma de decisiones utilizarán, o están evaluando, la minería de procesos en los próximos 12 meses, clasificándola como la principal tecnología que planean utilizar para medir o mejorar sus procesos de negocio.

• El 71 % de las empresas usa diez o más aplicaciones para ejecutar un solo proceso y el 72 % todavía usa métodos manuales que limitan la visibilidad del proceso.

• El 90 % de las empresas que utilizan tecnología de minería de procesos confían en que alcanzarán sus objetivos de mejora de procesos este año.

• Solo el 16 % de las empresas dice tener una visibilidad completa de sus procesos y solo el 7 % reporta una visibilidad completa de los procesos en tiempo real.

Las organizaciones no logran optimizar los procesos y pierden oportunidades clave

Históricamente, las organizaciones han luchado para desarrollar, documentar y rastrear procesos, pero además de esto, las empresas ahora luchan con desafíos macroeconómicos como la inflación, las interrupciones en la cadena de suministro y los entornos de sistemas híbridos, lo que hace que la visibilidad de los procesos sea aún más crítica ahora.

• Solo el 56% de los tomadores de decisiones sienten que pueden incorporar todos los sistemas involucrados en los procesos de su departamento para crear una vista de extremo a extremo de esos procesos.
• Casi la mitad de los participantes de la encuesta, el 44 %, dijo que están gastando más, debido a la falta de información sobre los procesos. El 28 % de los encuestados de América del Norte siente el impacto de una menor satisfacción del cliente debido a problemas de procesos en comparación con sus homólogos de EMEA, el 25 %.

Los escurridizos datos en tiempo real dificultan la ejecución

La siguiente fase de la transformación de los procesos de negocio es pasar de una visibilidad completa de los procesos a una visibilidad completa de los procesos en tiempo real. En la experiencia del consumidor moderno, reaccionar en tiempo real es un juego de mesa: imagínese si Uber tardara más de un día en procesar las solicitudes. ¿Por qué los procesos de negocio deben ser diferentes?

La falta de adopción de datos en tiempo real por parte de las empresas para mejorar la visibilidad del proceso muestra:

• El 53% de las empresas informan que utilizan datos de visibilidad de procesos que tienen más de un día de antigüedad.
• El 28% de las empresas informan que usan datos de visibilidad de procesos que tienen más de 10 minutos y menos de un día.
• El 12% de las empresas informan que usan datos de visibilidad de procesos que tienen más de un minuto pero menos de 10 minutos de antigüedad

RECOMENDACIONES DE CELONIS

Con base en los hallazgos de la investigación de Forrester, Celonis hace las siguientes recomendaciones para mejorar la productividad (y, por lo tanto, ahorrar recursos y brindar una mejor experiencia al cliente):

• Identifique los procesos para realizar un seguimiento y una línea de base antes de evaluar cuáles mejorar o automatizar: es crucial que las empresas primero conozcan sus procesos, íntimamente, antes de clasificar y cambiar los planes de mejora. Un mantra útil para recordar es "comprender, rediseñar y automatizar procesos", en este orden.

• Invierta en habilidades de proceso: la mayoría de las empresas están estructuradas por funciones, no por procesos. Para mejorar los procesos, los líderes deben enfatizar una mentalidad de proceso de extremo a extremo, no funciones. Los roles de propietarios de procesos de negocio, que casi nunca se encuentran en una organización, deben existir y ser influyentes.

• La minería de tareas (Task Mining), junto con la minería de procesos, permite a las empresas obtener información adicional sobre cómo funcionan realmente sus procesos. Esto proporciona una imagen completa de los puntos débiles del proceso y los puntos débiles de los empleados de las aplicaciones que están utilizando a lo largo de un proceso. La minería de procesos y la minería de tareas combinadas pueden proporcionar una imagen completa.

• El verdadero valor de la minería de procesos proviene del descubrimiento de sistemas cruzados: los procesos cubiertos por un solo sistema (como ERP, SCM o CRM) tienden a beneficiarse menos de la minería de procesos que aquellos que abarcan una multitud de sistemas. Las iniciativas de minería de procesos deben centrarse en los casos de uso de sistemas múltiples para obtener un alto rendimiento de sus inversiones en minería de procesos.

Sobre CELONIS

Celonis es fabricante del mercado de Process Mining y pionero en la categoría de Execution Management System (EMS). Su Sistema EMS se basa en tres pilares: datos, inteligencia y acción, para proporcionar una vista de 360 grados de todos los procesos dentro de una organización. El EMS de Celonis analiza e identifica los cuellos de botella de los procesos, automatiza las correcciones y hace sugerencias procesables para poner los datos a trabajar para sus clientes.