Mihaly Csikszentmihalyi, psicólogo húngaroestadounidense, creó la teoría del FLUJO en 1975, que indica que "el flujo", es el estado mental operativo en el cual una persona está completamente inmersa en la actividad que ejecuta. Se caracteriza por un sentimiento de enfocar la energía, de total implicación con la tarea, y de éxito en la realización de la actividad. En ese momento, cuando se está totalmente presente, es cuando se desbloquea todo el potencial productivo y creativo de una persona.
La disciplina BPM (Business Process Management) a través de la mejora continua de los procesos modelados e implementados en un BPMS crea las condiciones para que se dé el flujo. Veamos cómo facilita BPM los 5 componentes de una experiencia de flujo según Csikszentmihalyi:
1.- Objetivos claros:
El proceso de negocio implementado en BPMN cubre las expectativas (misión y visión del proceso) y cubre todas las normas necesarias de cumplimiento (legislación y políticas de empresa). La monitorización en tiempo real de un proceso en un BPMS, facilita seguimiento del cumplimiento de objetivos del proceso y su alineamiento a los objetivos empresariales. Las actividades del proceso aplicando metodologías de optimización y mejora continua facilita asignar a las personas ejecutantes con el necesario conjunto de habilidades y destrezas para ser eficientes, eficaces y efectivos en la ejecución y cumplimiento de objetivos.
2.- Concentración y enfoque:
La orquestación de tareas que ofrece un BPMS, facilita que cada persona trabaje en su lista de tareas priorizada, de manera que cuando ejecuta una tarea tiene toda su concentración y enfoque, porque el BPMS le ofrecerá todo lo que necesita para ejecutar la tarea sin tener que estar buscando información ni las herramientas o pasos a seguir. El BPMS le dirige a la acción con toda la profundidad.
3.- Retroalimentación directa e inmediata:
La ventaja de cualquier BPMS, es facilitar en tiempo real la trazabilidad (conocer que tareas se han realizado de una instancia concreta de un proceso) y la visibilidad (conocer el estado actual de cada instancia de proceso, así como los indicadores por instancia o modelo de proceso). Con esa monitorización en tiempo real, se facilita la retroalimentación instantánea que permita tomar decisiones para los ajustes necesarios (incluso al vuelo, en el proceso en ejecución). Además, la correlación posible de eventos puede permitir mediante análisis predictivos entender qué posible situación nos podemos encontrar en un futuro, de manera que se tomen acciones para cambiar esa tendencia y así cumplir los objetivos.
4.- Equilibrio rente el nivel de habilidad y el desafío:
La disciplina BPM facilita la optimización de los recursos que se utilizan en los procesos de negocio, de manera que se obtenga ese equilibrio necesario para que la persona que con un rol específico ejecute una tarea, sea el recurso más idóneo en términos de conocimientos, habilidades, tiempo y coste económico. Volviendo a cumplir eficiencia, eficacia y efectividad. De esta forma, esa asignación más óptima de recursos a la tarea, permitirá el cumplimiento de los indicadores de tiempo de ciclo, costes económicos y calidad de cada actividad y en su conjunto de cada instancia de proceso, y globalmente de cada modelo de proceso.
5.- La actividad es intrínsecamente gratificante:
Cualquier persona al ejecutar correctamente una tarea siente la recompensa inmediata de sentirse útil y de la realización de un buen trabajo. Toda ayuda del BPMS se focaliza en que cada persona sea lo más productiva posible a través de las actividades que debe ejecutar.
Según Csikszentmihalyi, la gente es más feliz cuando está en un estado de flujo (concentración completa en la actividad), por lo tanto, Business Process Management que facilita ese estado mediante la orquestación de workflows, hace que todas las personas trabajemos más felices.
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